فهرست مطالب این مقاله:
به عنوان یک مدیر همه به شما می گویند که باید تفویض اختیار کنید. این طور به نظر می رسد که تفویض اختیار می تواند راه حلی برای تمام مشکلات شما باشد. در واقع – اگر این کار به درستی انجام شود، می تواند همین‌طور باشد. در این مطلب سعی می کنیم کمی کاربردی تر به هنر تفویض اختیار بپردازیم.
منظور از تفویض اختیار چیست
معنای تفویض اختیار واگذاری وظیفه یا مسئولیت به شخص دیگر است. این تفویض اختیار به شخصی صورت می گیرد که در چارت سازمانی از تفویض کننده اختیار بالاتر نباشد.
تفویض اختیار می تواند به همان میزان که به رشد تیم شما کمک می کند در رشد خودتان نیز موثر باشد. البته قانون کلی برای انجام این کار وجود ندارد. در ادامه سؤالاتی وجود دارد که می توانید از خودتان بپرسید تا به شما در تصمیم گیری در مورد اینکه چه کاری را به چه کسی واگذار کنید کمک کند:
- آیا فرد توانایی برآورده کردن انتظارات را دارد؟ اگر این‌طور نیست، آیا راهی برای کمک کردن به او وجود دارد تا انتظارات را بهتر برآورده کند؟ یا اینکه واگذاری این مسئولیت به او موفقیت او در نقش فعلی را به خطر می اندازد؟
- نقاط ضعف من چه فعالیت هایی هستند؟ آیا می توانم بدون اینکه کار خود را به گردن دیگران بی اندازم، این فعالیت ها را تفویض اختیار کنم؟
- آیا من یک مدیر ارشد هستم ولی بیشتر از اینکه زمانم را صرف فکر کردن کنم به بحث کردن و تصمیم گیری می پردازم؟ اگر چنین باشد، من به احتمال زیاد هنوز مشغول به انجام کارهایی هستم که دیگر وقت رها کردنشان فرا رسیده است.
هدف از تفویض اختیار چیست
تفویض اختیار باید مانند یک هدیه باشد، نه یک فعالیت اضافی یا پروژه بی حاصل که تنها باعث طولانی تر شدن روز کاری می شود.
هدف نهایی تفویض اختیار این است که شخصی که اختیار به او تفویض شده است، این‌گونه احساس کند:
- قرار است خیلی چیزها یاد بگیرم
- برای انجام این کار آماده هستم!
- ممنون که به من اعتماد کردید!
- خیلی خوشحالم که من را برای انجام این کار انتخاب کردید
کسی که به او تفویض اختیار شده نباید این‌طور احساس کند:
- چرا این مسئولیت به من سپرده شده درحالی‌که با من مثل بچه ها برخورد می شود؟
- کار را به من سپرده اید اما اعتبار انجام کار را برای خودتان نگه می دارید.
- اگر قرار است من کار شما را برایتان انجام دهم، دلیل بودن شما در اینجا چیست؟
این‌ها متداول ترین نتایج یک تفویض اختیار ضعیف است. اگر فرایند تفویض اختیار را به این شکل پیش ببرید، باید منتظر القابی مانند مدیر ذره بینی، سارق اعتبار و سود جو باشید.
کارهایی که باید قبل از تفویض اختیار انجام شود
قبل از شروع به واگذاری، باید پایه های کسب و کارتان را محکم کنید. شما باید تیم خود را پویا کرده و با هر یک از اعضای تیم خود روابط فردی سالم برقرار کنید.
اگر قادر به پاسخ دهی صحیح به سوالات زیر نباشید، به این معنی است که هنوز برای تفویض اختیار آماده نیستید.
آیا خودآگاه هستید؟
ممکن است وسوسه شوید تا در مورد کارهایی که به انجامشان عادت کرده اید مدام دخالت کنید و به افراد بگویید چطور باید این کارها را انجام دهند. توجه خود را روی آنچه لازم است تفویض اختیار شود و اینکه چرا اهمیت دارد، متمرکز کنید و نه نحوه انجام آن (مگر اینکه از شما خواسته شود). همیشه خود آگاه باشید و مراقب رفتارتان باشید.
آیا مسئولیت ها و وظایف هر نقش در تیم (از جمله خود شما) برای کل تیم واضح و شفاف است؟
تیم شما باید آنچه را که از آنها انتظار می رود درک کند و همچنین تصویر آنها در مورد نقش شما باید کاملا شفاف باشد. اگر برای مکتوب کردن این وظایف و مسئولیت ها زمان بگذارید، قطعا نتایج مثبت آن را در کسب و کارتان خواهید دید. با انجام این کار تیم شما مسئولیت پذیری بیشتری در قبال کاری که مشخصا به آنها سپرده شده است خواهد داشت و احتمالاً ارزشی که وجود شما برای تیم به همراه می آورد را به شکلی مشخص تر خواهد دید.
آیا اعضای تیم شما (از جمله خود شما) به یکدیگر اعتماد دارند؟
اعتماد و احترام متقابل اولین لایه ایمنی روانشناختی در سازمان است. در صورت وجود اعتماد و احترام متقابل است که افراد قادر به پذیرش ریسک و امتحان کردن روش های جدید خواهند بود.
آیا هر یک از اعضای تیم (از جمله خود شما) معتقد است که شکست بخشی از کار است؟
وجود این اعتقاد نشانه این است که تیم شما از امنیت روانی برخوردار است. تیم شما تنها در صورتی به این امنیت روانی دست پیدا خواهد کرد که نشانه های واقعی وجود اعتماد را مشاهده کند. به تیمتان اجازه بدهید شکست بخورد و از این شکست ها درس بگیرد. اگر عصبانی شوید و یا علائم آن را از خود بروز دهید، پیام شما به تیمتان این است که اجازه شکست خوردن ندارند و هیچ اشتباهی قابل جبران نیست.
آیا نقاط قوت و فرصت های رشد برای هر یک از اعضای تیم (از جمله خودتان) را می شناسید؟
تفویض اختیار بر اساس نقاط قوت افراد با تفویض اختیار به عنوان فرصت رشد کاملا متفاوت است. در حالت دوم شاید لازم باشد مربیگری و تشویق بیشتر یا شاید حتی آموزش را نیز برای فرد در نظر بگیرید. پیوند دادن یک اختیار تفویض شده به یک نقطه قوت یا یک فرصت رشد به سرعت سطح کاری را که می توانید انتظار داشته باشید و همچنین زمان لازم برای تکمیل کار را برای شما مشخص می کند.
آیا می دانید که هر یک از اعضای تیم شما چگونه می خواهد رشد کند؟
دانستن اینکه اعضای تیم شما برای رشد شغلی خود چه می خواهند، می تواند انواع فرصت های تفویض اختیار را برای شما مشخص کند. اگر تفویض اختیار به فرد به او در رسیدن به هدفش برای رشد شخصی و حرفه ای کمک می کند، احتمالا این تفویض اختیار ایده خوبی است.
آیا هر یک از اعضای تیم شما هدف، جهت و اهداف کار خود را می داند؟
این اولین قدم برای هماهنگی تیم شما است. هرچه تیم شما هماهنگ تر باشد، تفویض اختیار آسان تر خواهد بود و خواهید توانست مسئولیت ها و تصمیم گیری های سخت تری را به افراد بسپارید. تفویض اختیار به صورت طبیعی باعث ظهور ناهماهنگی خواهد شد و این لزوما چیز بدی نیست. می توانید از آن به عنوان فرصتی برای آموختن و رشد استفاده کنید. در واقع اگر هماهنگی اصلی و پایه در تیم شما وجود داشته باشد، ناهماهنگی های سطحی می توانند به عنوان یک فرصت جمعی برای رشد و یادگیری مورد استفاده قرار بگیرند.
تلاش برای واگذاری بدون وجود این بنیاد قوی خطرناک است و می تواند منجر به ایجاد برچسب های نامطلوبی شود که قبلا در مورد آنها صحبت کردیم.
آیا تعریفی از موفقیت دارید؟
قبل از تفویض اختیار، مسئولیت یا تصمیم، شما (و تیم شما) باید درکی از موفقیت داشته باشید. با داشتن یک تعریف از موفقیت، تضمین می کنید که انتظارات مشخص باشند و اینکه شما بر روی چرایی متمرکز شده اید و نه چگونگی.
اگر نگران هستید که تفویض اختیار باعث سوء استفاده از افراد می شود به موارد زیر توجه کنید:
- شما می توانید مسئولیت های شغلی را تنظیم کنید و اگر کاری را به مسئولیت های شغلی افراد اضافه می کنید، حقوق آن شخص را هم افزایش دهید.
- اگر شخصی نزدیک به ترفیع باشد، ممکن است تفویض اختیار یا انتقال مسئولیت به آنها کمک کند تا بتوانند خود را آماده و اثبات کنند. اگر ترفیع اتفاق نیفتد، باید حتما مسئولیت های شخص را به حالت قبل باز گردانید.
مربی گری کنید، تشویق کنید و جشن بگیرید
هنگامی که اعضای تیم شما بر روی آنچه شما به آنها واگذار کرده اید کار می کنند، مطمئن باشید که از آنها به طور کامل پشتیبانی می کنید تا بتوانید از مزایای تفویض اختیار بهره مند شوید.
مربی گری کنید– افراد در فرایند تفویض اختیار سؤال خواهند داشت. آنها را راهنمایی کنید. مطمئن شوید که در صورت نیاز به آنها آموزش می دهید. در غیر این صورت آنها را با شخصی که ممکن است بتواند آنها را راهنمایی کرده و پشتیبانی بیشتری ارائه دهد، جفت کنید. به آنها فضا بدهید تا کارها را مال خودشان کنند و به روش خودشان انجام دهند.
تشویق کنید – قطعا افراد دچار شک و تردید خواهند شد. آنها را تشویق کنید. از افراد حمایت کنید و وقتتان را در اختیار آنها بگذارید. به آنها یادآوری کنید که شکست کاملا طبیعی است. آنچه را که از آنها انتظار می رود به آنها یادآوری کنید و در صورت لزوم دوباره تنظیم کنید.
جشن بگیرید – صرف نظر از نتیجه، جشن بگیرید. اگر نتیجه یک موفقیت است، به افراد اعتبار بدهید و مطمئن شوید که شناخته می شوند. اگر نتیجه یک شکست است، در مورد آنچه آموخته اید صحبت کنید و سفر را با هم جشن بگیرید.
در آخر اگر به شخص دیگری پیشنهاد می کنید که باید به تفویض اختیار بیشتر توجه کند، می توانید این مقاله را به آنها نشان دهید تا به آنها در یادگیری چگونگی انجام این کار کمک کند.
