ماتریس آیزنهاور چیست و چه مزایا و کاربردی دارد؟

تهیه فهرست کارهای قابل انجام اولین قدم برای انجام کارهاست. اما وقتی زمان کافی برای انجام همه کارها در یک روز رو ندارین، چطور تعیین می کنین که اول به کدوم کارها رسیدگی کنین؟ با اولویت بندی موثر میتونین بهره وری خودتون رو افزایش بدین و مطمئن بشین که ضروری ترین و فوری ترین وظایف شما رسیدگی مورد نیاز رو دریافت می کنه.

ماتریس آیزنهاور ابزاری برای مدیریت وظایفه که بهتون کمک می کنه بین کارهای ضروری و مهم تمایز قائل بشین تا اینطوری امکان ایجاد یک گردش کار کارآمد و مفید رو داشته باشین. در این مقاله نحوه ایجاد ماتریس آیزنهاور رو توضیح میدیم و سعی می کنیم با این ابزار مفید بیشتر آشنا بشین.

 

چرا احتمالا هر چیزی که راجع به بهره وری میدونین اشتباهه؟

وقتی پروژه ها از اون چیزی که انتظار داشتین بزرگ تر و طولانی تر میشن، خیلی زود ممکنه در یک چرخه اشتباه قرار بگیرین. وقتی در این چرخه قرار بگیرین هر روز باید به رفع اشکال، پشتیبانی از مشتری و رفع مشکلات بین تیمی مشغول باشین. شما مجبورین به ایمیل های فوری جواب بدین یا در مورد مسائل کوچک تر بین بخش های مختلف میانجی گری کنین.

تمام این کارها هر روز فوری، ضروری و حیاتی به نظر میرسن. اما وقتی همه کارها در اولویت باشن، چطور میدونین که کدوم یکی از همه مهم تر هستش؟ خب در این مقاله میتونین با ابزاری آشنا بشین که به شما کمک می کنه جواب این سوال رو پیدا کنین.

وضعیتی که توضیح داده شد به عنوان اثر فوریت صرف هم شناخته میشه که میگه ما تمایل داریم وظایفی رو با مهلت های کوتاه تر انجام بدیم. اما چرا؟ صرفا به این دلیل که اونها باید در اسرع وقت انجام بشن. ما اونها رو نسبت به وظایفی با فوریت کمتر ترجیح میدیم، حتی اگر این وظایف مهم تر باشن و پاداش های بیشتری رو به همراه داشته باشن.

این رویکرد باعث میشه به جای سود بلندمدت، روی مدت زمان انجام یک وظیفه تمرکز کنیم. وقتی که این مشکل در مدیریت پروژه به وجود میاد، هیچ موضوع بلند مدت مهمی نمیتونه مطرح بشه و تا آخرین لحظه از اونها غفلت می کنیم. وقتی که نوبت به اونها میرسه، ناگهان فوری به نظر میرسن و چیزی جز استرس و اضافه کاری بی مورد رو به دنبال ندارن.

روری وادن، نویسنده و استراتژیست انضباط شخصی ادعا می کنه که فهرست کارها و تکنیک های مدیریت زمان بیش از حد بر روی کارایی تمرکز دارن. هدف اکثر روش های بهره وری اینه که سرعت شما رو افزایش بدن و در نهایت به خروجی سودآورتری برسین. اما اونها صرفا در طول روز زمان بیشتری رو در اختیارتون میگذارن تا تصمیم گیری های کوتاه مدت بیشتری رو انجام بدین.

 

ضعف خودتون رو در آغوش بگیرین

قبل از اینکه ماتریش آیزنهاور رو به طور کامل تجزیه و تحلیل کنیم، لازمه که تاکید کنیم خیلی به خودتون سخت نگیرین. مثل هر روش بهره وری جدیدی که قراره اتخاذ کنین، تکمیل ماتریس آیزنهاور هم به آزمون و خطای زیادی نیاز داره. روشی رو پیدا کنین تا در چند هفته یا ماه اول راحتی بیشتری داشته باشین.

اگر تیمی رو مدیریت می کنین، با کمک یک ابزار کارآمد وظایف و بازه های زمانی رو با اعضای تیم خود برنامه ریزی کنین تا مطمئن بشین وقتی صحبت از اولویت ها میشه، تمام اعضا در یک مسیر قرار دارن.

از هر ابزاری که در اختیار دارین استفاده کنین تا جابجایی به روش جدید تا حد امکان روان و آسون باشه. ما همه از نظر نحوه یادگیری متفاوت هستیم و سازگار شدن با یک جریان کاری جدید با یادگیری یک زبان جدید تفاوتی نداره. حتی روش تحسین شده Agile هم به بیشتر از یک یا دو سال زمان نیاز داره تا به درستی اجرا بشه.

 

ماتریس آیزنهاور چیه؟

ماتریس آیزنهاور روشی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت هستش؛ بنابراین، با کمک این ابزار میتونین مهم ترین کارهای خودتون رو به طور موثری اولویت بندی کنین.

دوایت دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده و یک ژنرال پنج ستاره در طول جنگ جهانی دوم، ایده ای رو برای اولین بار طرح کرد که بعدها به ماتریکس آیزنهاور منتهی شد. او در یک سخنرانی در سال 1954، به نقل از رئیس یک دانشگاه ناشناس گفت:

من دو نوع مشکل دارم، مشکلات فوری و مشکلات مهم. مشکلات فوری که مهم نیستن و مشکلات مهمی که فوری نیستن.

استفان کاوی، نویسنده کتاب «هفت عادت افراد بسیار موثر» سخنان آیزنهاور رو در نظر گرفت و از اونها برای توسعه ابزار مدیریت کار که حالا اون رو به نام ماتریس آیزنهاور می شناسیم استفاده کرد.

ماتریس آیزنهاور با نام های ماتریس مدیریت زمان، جعبه آیزنهاور و ماتریس فوری-مهم هم شناخته میشه. این ابزار به شما کمک می کنه وظایف خودتون رو به چهار دسته تقسیم کنین؛ کارهایی که اول باید انجام بدین، کارهایی که بعدا برنامه ریزی می کنین، کارهایی که محول می کنین و کارهایی که حذف می کنین.

 

چطور بین وظایف فوری و مهم تمایز قابل بشیم

ممکنه فوری و مهم کلمات مشابهی به نظر برسن، اما وقتی بر اساس اصل آیزنهاور اونها رو تجزیه و تحلیل می کنیم، تفاوت بین این دو کلمه خیلی اهمیت پیدا می کنه. تمایز بین فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور میتونه به شما کمک کنه تا تشخیص بدین کدوم وظایف رو باید انجام بدین و کدوم وظایف ممکنه توسط سایر اعضای تیم بهتر انجام بشه.

کارهای فوری به توجه فوری شما نیاز دارن. وقتی کاری فوری هستش باید همین الان انجام بشه و اگر این کارها رو در یک تایم لاین مشخص انجام ندین، عواقب واضحی داره. اینها کارهایی هستن که نمیتونین از اونها اجتناب کنین و هر چقدر بیشتر این کارها رو به تعویق بندازین احتمالا استرس بیشتری رو تجربه می کنین که در نهایت میتونه به فرسودگی شغلی منجر بشه.

نمونه هایی از کارهای فوری رو میتونین در اینجا ببینین:

• اتمام پروژه با موعد مقرر در آخرین لحظه
• رسیدگی به درخواست فوری یک مشتری
• تعمیر لوله شکسته در آپارتمان شما

کارهای مهم ممکنه به توجه فوری نیاز نداشته باشن، اما این وظایف به شما کمک می کنن تا به اهداف بلندمدت خودتون برسین. فقط به این دلیل که این وظایف فوریت کمتری دارن به این معنی نیست که اهمیتی هم ندارن. شما باید برای این کارها برنامه ریزی دقیقی داشته باشین تا بتونین از منابع خودتون به نحوه احسن استفاده کنین.

نمونه هایی از وظایف مهم رو میتونین در اینجا ببینین:

• برنامه ریزی یک پروژه بلندمدت
• شبکه سازی حرفه ای برای ایجاد پایگاه مشتری
• کارهای روزمره و پروژه های تعمیر و نگهداری

وقتی که بدونین چطور بین وظایف ضروری و مهم تمایز قائل بشین، میتونین وظایف خودتون رو به چهار ربع ماتریس آیزنهاور تقسیم کنین.

 

چهار ربع ماتریس آیزنهاور

 

 

لیست طولانی کارهایی که باید انجام بدین ممکنه طاقت فرسا به نظر برسه، اما هدف ماتریس آیزنهاور اینه که این وظایف رو یکی یکی پشت سر بگذارین و اونها رو بر اساس ربع جدا کنین. وقتی که میتونین وظایف خودتون رو در دسته بندی های تعیین شده ببینین، میتونین اونها رو زمان بندی کنین و مهم ترین کار خودتون رو انجام بدین.

 

ربع 1: انجام بدین

ربع اول، ربع انجام هستش و این جاییه که هر کار فوری و مهم رو انجام میدین. وقتی وظیفه ای رو در لیست کارهای خودتون می بینین که باید همین حالا انجام بشه، پیامدهای واضحی داره و روی اهداف بلندمدت شما تاثیر میگذاره، اون رو در این ربع قرار بدین.

در مورد اینکه کدوم وظایف در این ربع قرار می گیرن، نباید تردیدی وجود داشته باشه، چرا که اینها وظایفی هستن که در جلوی ذهن شما قرار دارن و احتمالا بیشترین استرس رو به شما وارد می کنن.

 

ربع 2: برنامه ریزی

ربع دوم، ربع برنامه هستش و این جاییه که شما وظایفی که فوری نیستن اما همچنان مهم هستن رو قرار میدین. از اونجایی که این وظایف روی اهداف بلندمدت شما تاثیر میگذارن، اما نیازی به انجام فوری ندارن، میتونین این وظایف رو برای بعد برنامه ریزی کنین.

بلافاصله بعد از اینکه وظایف ربع اول رو انجام دادین، با این وظایف مقابله می کنین. شما میتونین برای انجام این وظایف از نکات مدیریت زمان مختلف استفاده کنین. بعضی از استراتژی های مفید ممکنه شامل اصل پارتو یا روش پومودورو باشه.

 

 

ربع 3: واگذاری

ربع سه، ربع واگذاری هستش و این جاییه که شما وظایفی رو که فوری هستن اما مهم نیستن رو قرار میدین. این وظایف باید الان تکمیل بشن اما روی اهداف بلندمدت شما تاثیری ندارن.

از اونجایی که شما به این وظایف وابستگی شخصی ندارین و احتمالا برای تکمیل اونها به مجموعه مهارت خاصی نیاز نیست، میتونین این وظایف رو به سایر اعضای تیم خودتون محول کنین. واگذاری وظایف یکی از کارآمدترین راه ها برای مدیریت حجم کاری شما و فرصت دادن به تیمتون برای گسترش مجموعه مهارت های خودشون هستش.

 

ربع 4: حذف

وقتی که فهرست کارهای خودتون رو مرور و وظایفی رو به سه ربع اول اضافه کردین، متوجه میشین که تعداد کمی از کارها باقی مونده. کارهای باقی مونده کارهایی هستن که فوری یا مهم نبودن. این حواس پرتی های بی اهمیت و غیرفوری به سادگی مانع رسیدن شما به اهدافتون میشن. این موارد باقی مونده رو در لیست کارهای خودتون در ربع چهارم که ربع حذف هستش قرار بدین.

 

چهار نکته برای اولویت بندی وظایف

 

 

بهترین راه برای درک تفاوت بین فوریت و اهمیت استفاده از ماتریس آیزنهاور هستش، اما ممکنه همچنان در تقلا برای اولویت بندی وظایف خودتون باشین. در اینجا چند نکته وجود داره که وقتی دارین وظایف خودتون رو در هر بع مرتب می کنین، میتونه در اولویت بندی به شما کمک کنه.

 

1) وظایف خودتون رو رنگ آمیزی کنین

رنگ آمیزی وظایف تاکتیکی هستش که میتونه در تجسم موارد با اولویت بالا به شما کمک کنه. همون طور که ابزار لیست کارهای خودتون رو مرور می کنین، سعی کنین بر اساس سطح اولویت کارها، چهار رنگ رو مشخص کنین. میتونین از کد رنگی زیر استفاده کنین:

• سبز: وظایفی با بالاترین اولویت
• زرد: دومین اولویت
• آبی: سومین اولویت
• قرمز: در اولویت نیست

وقتی که وظایف خودتون رو بر اساس رنگ برچسب گذاری کردین، این رنگ ها میتونن مستقیما جایگاه وظایف رو در چهار ربع ماتریس آیزنهاور مشخص کنن. وظایف سبز شما وظایف «انجام» هستن و در ربع اول قرار می گیرن. وظایف زرد وظایف «برنامه» هستن و در ربع دوم قرار می گیرن.

وظایف آبی وظایف «واگذاری» هستن و در ربع سوم قرار می گیرن و در نهایت وظایف با رنگ قرمز وظایف «حذف» هستن که باید در ربع چهارم ماتریس قرار بگیرن.

 

2) در هر ربع 10 وظیفه قرار بدین

حتی اگر در لیست کارهای خودتون، وظایف زیادی دارین باز هم سعی کنین در هر ربع بیشتر از 10 وظیفه رو قرار ندین. این باعث میشه تا ماتریس آیزنهاور شما بهم ریخته و گیج کننده به نظر نرسه.

شما میتونین ماتریس های متعددی بسازین، اما محدود کردن لیست وظایف خودتون به موارد اقدام ضروری، تضمین می کنه که فرآیند اولویت بندی رو بدون اتلاف وقت شروع می کنین.

 

3) لیست کارهای شخصی و حرفه ای رو تهیه کنین

راه دیگه برای محدود کردن تعداد آیتم ها در ماتریس آیزنهاور، ایجاد ماتریس های جداگانه برای لیست کارهای شخصی و حرفه ای شماست.

وظایف کاری و شخصی شما به تایم لاین، منابع، روش ها و احتمالا به فرآیندهای فکری متفاوتی نیاز دارن. برای مدیریت موثر اهداف شخصی و حرفه ای خودتون، باید وظایف رو تقسیم و بر اونها غلبه کنین.

 

4) حذف کنین، سپس اولویت بندی کنین

اول کارهای غیرضروری رو حذف کنین تا به طور موثر اولویت بندی رو انجام بدین. با این استراتژی، قبل از اینکه به ربع یک، دو و سه برین، به ربع چهارم می پردازین.

همون طور که فهرست کارهای خودتون رو مرور می کنین، ارزیابی کنین که چه مواردی رو یادداشت کردین که دیگه نیاز نیست وجود داشته باشن. در واقع 60 درصد از زمان ما در محل کار صرف موارد مرتبط با کار میشه؛ مواردی مثل به اشتراک گذاری تاییدیه وضعیت یا پیگیری اطلاعات.

اگر میتونین وظایف رو خیلی سریع بررسی کنین، این کار رو انجام و ادامه بدین. این کار روند اولویت بندی رو تسریع می کنه و به شما کمک می کنه تا دور دوم حذف وظایف غیرضروری و بدون اهمیت رو انجام بدین.

 

چه چیزی ماتریس مدیریت زمان رو از سایر تکنیک ها متمایز می کنه؟

استفاده از ماتریس آیزنهاور نیازی به یادگیری مهارت های جدید نداره و همه چیز در خصوص تغییر طرز فکر شما برای بهتر شدن هستش. این به شما کمک می کنه تا اهداف خودتون رو بهتر درک کنین؛ کدوم فعالیت ها وقت شما رو تلف کردن و کدوم یکی به شما کمک کرده تا به جایی که امروز هستین برسین؟ به این ترتیب میتونین برای آینده زمان بندی و برنامه ریزی بهتری داشته باشین.

بعد از مدتی استفاده از این ماتریس، میتونین شاهد تحول مثبتی باشین. شما متوجه میشین که زمان بندی کارتون چقدر آسون تره و در مدیریت بحران های کوچک و ضرب الاجل های اجتناب ناپذیر قدر بهتر شدین.

 

محدودیت های استفاده از ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور روشی ساده برای اولویت بندی وظایف بر اساس میزان اهمیت و فوریت اونهاست. در حالی که سادگی ماتریس آیزنهاور، استفاده از این روش رو آسون می کنه، سایر ملاحظات مهم مثل در دسترس بودن منابع، پیچیدگی کار و سطوح تلاش رو نادیده می گیره.

علاوه بر این، ماتریس آیزنهاور، وقتی بیشترین تاثیر رو داره که وظایف نسبتا کمی در هر ربع وجود داشته باشه. تعداد بالای وظایف میتونه کاربران رو تحت فشار قرار بده و نیاز به اولویت بندی بیشتر در هر ربع رو ضروری کنه. با حجم بالای وظایف، پر کردن ماتریس هم میتونه زمان بر باشه که به خودی خود اولویت استفاده از این روش رو کمتر می کنه.

از اونجایی که این رویکرد برای کاربرانی که در پست های مدیریتی هستن طراح شده، میتونه برای افرادی که نمیتونن وظایف رو محول کنن یا به طور مستقل به فعالیت های روزمره خودشون ساختار بدن، مزایای محدودی داشته باشه.

بدون گزینه محول کردن کارها، تفاوت کمتری بین وظایف فوری، مهم و فوری و غیر مهم وجود داره. اگر کاربران مسئول زمان بندی های خودشون نباشن، نمیتونن ترتیب وظایف خودشون رو اولویت بندی کنن و احتمالا بیشتر وقت خودشون رو صرف اجرای وظایف ربع سوم ماتریس آیزنهاور شخص دیگه ای می کنن.

 

مثالی از ماتریس آیزنهاور

برای درک بهتر از اینکه چه وظایفی رو میتونین در هر ربع از ماتریس آیزنهاور خودتون قرار بدین، در اینجا چند مثال رو برای شما ارائه کردیم.

 

 

نمونه هایی از وظایفی که ممکنه بخواین در ربع 1 قرار بدین:

• برای فردا یک پست وبلاگ بنویسم
• یک پروپزال پروژه رو تموم کنم
• به ایمیل های مشتری جواب بدم

نمونه هایی از وظایفی که ممکنه بخواین در ربع 2 قرار بدین:

• برای یک دوره توسعه حرفه ای ثبت نام کنم
• در یک رویداد شبکه سازی شرکت کنم
• بهبودهایی رو به یک پروژه شخصی اضافه کنم

نمونه هایی از وظایفی که ممکنه بخواین در ربع 3 قرار بدین:

• پست های بلاگ رو آپلود کنم
• رونویسی یادداشت های جلسه
• جمع آوری ایمیل هایی که مشتری نیستن

نمونه هایی از وظایفی که ممکنه بخواین در ربع 4 قرار بدین:

• کارهای لازم پیرامون یک کار
• شرکت در جلسه اعلام وضعیت
• به اشتراک گذاری تاییدیه های وضعیت

یادتون باشه که بهتره برای زندگی کاری و شخصی خودتون ماتریس های جداگانه ای داشته باشین تا بتونین با استفاده از روش هایی که برای زمان و مکان مورد نظر بهترین گزینه هستن، لیست کارهای خودتون رو مدیریت کنین.

 

مزایا و معایب ماتریس آیزنهاور

مثل هر تکنیک مدیریت زمان دیگه ای، ماتریس آیزنهاور هم مزایا و معایب خاص خودش رو داره. بهتره قبل از اینکه در مورد استفاده یا عدم استفاده از اون تصمیم بگیرین، با اونها آشنا بشین. در نهایت شما باید از روشی استفاده کنین که بیشتر از بقیه با شرایطتون تناسب داشته باشه.

 

مزایای ماتریس آیزنهاور

• باعث میشه اهمیت وظایف خودتون رو در نظر بگیرین.
• به ارزیابی مجدد اینکه چه چیزی فوری و چه چیزی فوری نیست کمک می کنه.
• خودآگاهی بهتری رو آموزش میده و به شما کمک می کنه تا خود تحلیلی رو تمرین کنین.
• در تصمیم گیری فوری و چندثانیه ای، بهتر میشین.
• به لطف بهینه سازی زمان شما میتونین همه چیز رو به موقع انجام بدین.

 

معایب ماتریس آیزنهاور

• شما وظایف رو فقط بر اساس فوریت و اهمیت مرتب می کنین. منابع، پیچیدگی یا سطح تلاشی که یک کار نیاز داره رو در نظر نمی گیرین.
• امکان استفاده برای برنامه ریزی میان مدت و کوتاه مدت؛ برای حل مشکلات فعلی مناسبه و نمیشه برنامه های طولانی مدت رو با اون مدیریت کرد.
• استفاده از ماتریس به صورت روزانه میتونه دشوار و وقت گیر باشه.
• وقتی که تعداد وظایف بیشتر از حد استاندارد باشه، ماتریس میتونه خیلی گیج کننده باشه. بنابراین توصیه میشه در هر ربع 5 تا 10 وظیفه رو قرار بدین.
• بدون آموزش دیدن و آمادگی، احتمال انتخاب اشتباه وظایف خیلی بالاست.

 

سخن پایانی

تلاش برای مدیریت زمان به نوعی نخ نما شده و امروزه تعداد زیادی از مربیان و کارشناسان بهره وری به یادگیری نحوه مدیریت اولویت ها و منابع خودشون توصیه می کنن. چون زمان محدوده و ما نمیتونیم وقت بیشتری رو اختصاص بدیم. در واقع تنها کاری که میتونیم انجام بدیم اینه که هوشمندتر از این زمان استفاده کنیم.

بنابراین، به جای تلاش برای اینکه تعداد هر چه بیشتری وظایف رو در یک روز انجام بدین، سعی کنین کارهای مهم رو اولویت بندی کنین. کارهایی که برای خودسازی و پیشرفت شما موثرتر هستن. ماتریس آیزنهاور در این زمینه یک معلم خیلی خوبه و با اینکه ممکنه برای همه کارساز نباشه اما یک گام عالی برای یافتن یک تکنیک شخصی تر و مناسب تر به حساب میاد.

 

سوالات متداول

 

1. ماتریس آیزنهاور چیه؟
   ماتریس آیزنهاور روشی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت هستش؛ بنابراین، با کمک این ابزار میتونین مهم ترین کارهای خودتون رو به طور موثری اولویت بندی کنین.
2. چه چیزی ماتریس مدیریت زمان رو از سایر تکنیک ها متمایز می کنه؟
   استفاده از ماتریس آیزنهاور نیازی به یادگیری مهارت های جدید نداره و همه چیز در خصوص تغییر طرز فکر شما برای بهتر شدن هستش. این به شما کمک می کنه تا اهداف خودتون رو بهتر درک کنین؛ کدوم فعالیت ها وقت شما رو تلف کردن و کدوم یکی به شما کمک کرده تا به جایی که امروز هستین برسین؟ به این ترتیب میتونین برای آینده زمان بندی و برنامه ریزی بهتری داشته باشین.