تقریبا هیچ شرکتی اصول ITSM را به طور کامل اجرا نمی کند. معمولا کسب و کار ها در پایان کار متوجه می شوند که اشتباهاتی انجام شده است و این فرصتی است تا از تجربه های خود درس بگیرند.
از آنجایی که فرآیندهای ITSM به شدت وابسته به داده های کامل، دقیق، به روز و یکپارچه برای پشتیبانی از اجرا و تصمیم گیری هستند، فرصت برای آموختن در این زمینه فراوان است.
خطاهای اجرای ITSM
دست کم گرفتن برنامه ریزی و فعالیت های اداری
در واقع این داده های موجود در سیستم هستند که برای ITSM ارزش ایجاد می کنند. سازمان شما برای حفظ شرایط اولیه خود جهت پشتیبانی از فعالیت های اجرایی نیازمند مراقبت و پرورش است. برای اینکه اطمینان حاصل شود که کاربران دسترسی سریع و مؤثر به اطلاعات مورد نیاز برای پشتیبانی از سیستم ها و خدمات IT شما دارند، بسیاری از وظایف مدیریتی وجود دارند که باید به‌طور منظم انجام شوند؛ از مدیریت کاربری و گروهی و تضمین کیفیت داده های CMDB گرفته تا به روز نگه داشتن منابع موجود در پایگاه دانش. وقتی شرکت ها راه حل های ITSM را پیاده سازی می کنند، معمولا زمان قابل توجهی را برای بارگذاری داده ها در سیستم و بحث در مورد نحوه استفاده از آن ها صرف می کنند. با این حال، تا زمانی که مشکلی اتفاق نیافتد برنامه ریزی برای فعالیت های اداری آغاز نمی شود. به عنوان بخشی از فرایند پیاده سازی، باید یک برنامه نگهداری و مدیریت داشته باشید – برای جلوگیری از بروز اشتباهات در اجرای ITSM، از صحت کلیه داده های مهم درون سیستم خود اطمینان حاصل کنید.
بارگذاری داده های بی مصرف در سیستم
اکثر کسب و کارها فعالیت خود را از صفر با ITSM آغاز نمی کنند، بلکه معمولا نیاز است ابزارها و داده های قدیمی به سیستم جدید منتقل شوند. هنگامی که فعالیت های پیاده سازی مطابق با برنامه پیش نمی رود، یکی از متداول ترین راه هایی که شرکت ها برای رسیدن به زمان‌بندی های تعیین شده اتخاذ می کنند، چشم پوشی از فعالیت های مربوط به پاک‌سازی داده است. به این ترتیب داده های بی کیفیت به سیستم جدید انتقال پیدا می کند – با این امید که در مراحل بعدی می توان داده ها را پاک‌سازی کرد. مشکل این رویکرد این است که داده ها در یک سیستم ITSM وابستگی ها و روابط پیچیده ای با هم برقرار می کنند. هنگامی که داده های بی مصرف وارد سیستم می شوند، یک شبکه از سوابق مرتبط ایجاد می شود که می تواند کیفیت داده ها را در سایر قسمت های سیستم نیز به خطر بیاندازد. تمیز کردن آلودگی ها پس از ایجاد، بسیار پرهزینه تر و دشوار تر از تمیز کردن داده ها قبل از وارد کردن آن ها به سیستم است.
نداشتن استراتژی بایگانی / پاک‌سازی داده ها
داده های ITSM بازتاب دیجیتال محیط شرکت IT شما است که دائما در حال تغییر است. با تغییر محیط، داده های موجود در سیستم یا نرم افزار ITSM شما (سی آی ها، سوابق کاربر، دانش، مشکلات و …) منسوخ می شوند. هنگامی که این اتفاق می افتد، با بایگانی مواردی که دارای ارزش تحلیلی در آینده هستند و به کار گیری یک فرآیند و مجموعه ای از قوانین که داده های قدیمی را به صورت سیستماتیک پاک می کند، سیستم عامل را پاک و به روز نگه می دارید. اما اکثر شرکت ها اجرای یک استراتژی بایگانی / پاک‌سازی داده ها را تا زمانی که سیستم ITSM با مشکلات عملکردی روبرو شود، به تعویق می اندازند؛ در حالیکه با برنامه ریزی قبلی، می توان به راحتی از وقوع مشکلات جلوگیری کرد.
سفارشی سازی هایی که از به روزرسانی و پاک‌سازی جلوگیری می کنند
فروشندگان نرم افزار به طور مداوم برای بهبود پیشنهادات خود، اضافه کردن ویژگی های جدید، رفع اشکالات و مسائل امنیتی در حال ایجاد تغییرات هستند و نسخه های جدیدی منتشر می کنند. قطعا انتظار این است که شرکت شما این نسخه ها را پیاده سازی کرده و سیستم شما را به روز نگه دارد. اما به خاطر داشته باشید که تصمیم گیری های انحرافی یا شخصی سازی ها باعث می شود که روند اصلاح و به روزرسانی سخت شود. بسته به تغییراتی که شرکت شما ایجاد کرده است، تأثیرات این کار ممکن است در حد تست رگرسیون تا فعال سازی مجدد کد سفارشی باشد. برای جلوگیری از اشتباهات اجرای ITSM، بهترین روش، انجام فرایندهای به روزرسانی تا حد امکان تمیز و ساده و جلوگیری از سفارشی سازی است.
نداشتن برنامه ریزی برای تغییر
محیط کسب و کارهای مدرن به سرعت تغییر می کند و هنگامی که این اتفاق بیفتد، سیستم ITSM شما (به عنوان یک عامل اصلی در کسب و کار) باید توانایی تغییر سریع با توجه به شرایط را داشته باشد. در اجرای پروژه های ITSM، شرکت ها زمان قابل توجهی را برای بحث در مورد چگونگی پیکربندی سیستم برای مطابقت دقیق با ساختار فعلی سازمان صرف می کنند، اما به ندرت توجه کافی به نحوه پشتیبانی سیستم از سناریوهایی مانند سازمان دهی مجدد، رشد و ادغام دارند. اگر سیستم ITSM برای تغییر بهینه سازی شود، مهم نیست که اجرای فعلی کاملا صحیح باشد یا خیر، زیرا مشکلات به راحتی قابل رفع است و اجرای تغییرات دشوار نخواهد بود.
عدم اتوماسیون فرایندها
یكی از مهم ترین مزایای اجرای سیستم ITSM، افزایش كارآیی فرایندها در مدیریت داده ها است. قابلیت های فعال سازی گردش کار پلتفرم مدیریت خدمات ترکیب یافته با فرآیندهای استاندارد صنعتی ( برای مثال ITIL) فرصتی را برای شرکت شما فراهم می کند تا برخی از فرایندهای دست و پا گیر را که همگام با توسعه شرکت شما رشد کرده اند، با ایجاد امکان مدیریت موثر تر داده های عملیاتی به صورت خودکار اجرا کنید. عدم استفاده از قابلیت های اتوماسیون فرایند باعث می شود شرکت ها با تداوم فرآیندهای دستی، ارزش سرمایه گذاری ITSM خود را تقلیل دهند. وقتی این اتفاق بیفتد، اجرای فرایندها کند می شود و بستر ITSM به دلیل ناکارآمدی هایی که در سیستم وجود دارد، مقصر شناخته می شود. با استفاده از قابلیت های اتوماسیون، می توان از این اتفاق جلوگیری کرد.
با بررسی تجربیات کسانی که اشتباهات مشابهی در اجرای ITSM مرتکب شده اند، از تکرار آنها در اجرای ITSM در کسب و کارتان خودداری می کنید. هرچه کیفیت داده هایی که می توانید در سیستم ITSM خود ایجاد و نگهداری کنید بهتر باشد، کارکنان فناوری اطلاعات شما از سیستم ها و خدمات فناوری اطلاعات شرکت شما به شکل موثر تر پشتیبانی می کنند و شما قادر خواهید بود تصمیمات با کیفیت تری بگیرید.
