فهرست مطالب این مقاله:
در این مقاله با روش‌هایی که به واسطه‌ی آنها می‌توانید انگیزه‌ی افراد تیم‌های دورکار خود را بالا برده و بیشترین بازده کاری را از سمت آنها بدست آورید، آشنا خواهید شد.
مسلماً هنگامی که شما بهترین افراد را برای تیم خود پیدا می‌کنید، آنها مهارت‌های لازم را دارا بوده و مشتاقانه برای شما کار خواهند کرد. در چنین حالتی همه چیز خوب پیش خواهد رفت ولی همچنان یک مشکل وجود دارد. اگرچه تیم دورکاری می‌تواند کارایی بسیار خوبی داشته باشد اما در مقابل نیز می‌تواند شما را به مسیر اشتباه هدایت کند (از طریق به تعویق انداختن کارها، کاهش انگیزه، عدم رعایت محدودیت‌ها).
اساسی‌ترین مشکل با افراد تیم دورکار از بین رفتن انگیزه‌ی آنها در طول دوران کاری است. چگونه می‌توان از وقوع چنین مساله‌ای جلوگیری کرد؟ بسیار ساده است. شما باید به طور مداوم و پیوسته به افراد تیم خود انگیزه داده و همواره آنها را تشویق کنید. در ادامه به معرفی پنج روش برای ایجاد انگیزه در تیم‌های دورکار خواهیم پرداخت.
به اشتراک گذاشتن اسکرین
شما نمی‌توانید انتظار داشته باشید که همه از همان روز اول همه چیز را بدانند. شما چه از انواع مختلف نرم افزار استفاده کنید و چه از افراد تیم خود بخواهید که محتوا را در وب سایت یا بلاگ آپلود کنند، در هر دو صورت باید به آنها نحوه‌ی کار با هر یک از این روش‌ها را نشان دهید. توجه کنید که آموزش بصورت تصویری باشد. اگر شما تنها به نوشتن دستورالعمل‌ها اکتفا کنید، حتی اگر سعی کنید که همه چیز را ساده‌تر بیان کنید، باز هم بسیاری از موارد جا می‌افتد. بنابراین بهتر است با افزودن تصاویر آموزشی (screenshots) فهم موضوعات را برای افراد تیم ساده‌تر کنید. اما با تمامی این اوصاف شما هنوز در معرض خطر هستید. اگز از یک نرم افزار Help Desk استفاده می کنید، سعی کنید برای ثبت و انتشار اطلاعات و راهکارها، یک پایگاه دانش داشته باشید.
آیا می‌دانید چه روشی کارساز است؟ صفحه‌ی خود را به اشتراک بگذارید! برای اینکار شما می‌توانید از ابزارهای رایگانی همچون Team Viewer استفاده کنید و در نتیجه‌ی آن کلیه‌ی افراد تیم می‌توانند صفحه مانیتور شما را در حین آموزش مشاهده کنند. بعلاوه هرکدام از افراد تیم می‌توانند در هنگام برخورد با مشکل صفحه مانیتور خود را نشان داده و شما می‌توانید به همراه خود آنها، مشکلاتشان را رفع نمایید. بسیار اهمیت دارد که افراد تیم دورکار خود را به‌درستی آموزش دهید.
هرگز در پرداخت حقوق تاخیر نداشته باشید
پول یک فاکتور انگیزشی فوق‌العاده برای کارکنان تیم دورکار محسوب می‌شود. آنها هر روز صبح به اداره نمی‌آیند و در ساعات استراحت با همکاران خود وقت گذرانی نمی‌کنند. بعلاوه تیم دورکار مانند سایر کارکنان هیچگونه تنوعی در کار خود ندارند. وقتی آنها این انگیزه‌های مهم را ندارند، حقوق تنها مساله‌ی پراهمیت برای آنها به حساب می‌آید و آنها توقع دارند حقوق خود را به موقع دریافت کنند. حتی اگر شما هرگز تیم دورکار خود را ندیده باشید، با پرداخت به موقع حقوق به آنها، امنیت کاری را برایشان تضمین خواهید کرد.
اگر در هر مرحله از پیشرفت کار، به تیم خود پرداخت‌های جزئی انجام دهید، در این صورت افراد تیم خواهند دانست که برای کاری که به اتمام می‌رسانند، به آنها پول پرداخت می‌شود. این ترفند در کنترل روند کار به شما کمک می‌کند، زیرا به نوعی باعث پیشرفت مرحله به مرحله‌ی کار در هر هفته می‌شود.
تماس ویدئویی منظم داشته باشید
به نقل از ماریا کلی (Maria Caley) مدیر تیم شرکت Superior Papers، تماس‌های ویدئویی برای توسعه‌ی ارتباطات با تیم دورکار بسیار اهمیت دارد. او می‌گوید که در بین جمعی از نویسندگان کار می‌کند و هیچ نیازی به برقراری تماس تلفنی ندارد. او فقط می‌تواند ایمیل بزند و انتظار دارد که کار نیز انجام شود. با این حال همیشه برای برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی هفتگی برنامه‌ریزی می‌کند و همه‌ی افراد تیم می‌توانند موفقیت‌ها و تلاش‌هایی که در طول هفته داشته‌اند را از طریق همین کنفرانس‌ها با یکدیگر به اشتراک بگذارند. اینکار به نوعی انگیزه‌ی افراد تیم را بالا نگه می‌دارد و با ایجاد همبستگی بین آنها باعث انسجام هرچه بیشتر تیم می‌شود. بزرگترین مشکل تیم‌های دورکار، نداشتن ارتباط است. برقراری ارتباط از طریق ارسال ایمیل در محیط کار با برقراری ارتباط تصویری تفاوت دارد. تماس ویدئویی می‌تواند این مشکل را برطرف کند.
در دسترس باشید
افراد تیم دورکار هنگام مواجهه با مشکل، سریعا به رسیدگی و کمک شما نیاز پیدا خواهند کرد. به بیان دیگر آنها دستورالعمل‌هایی که شما برای آنها ارسال می‌کنید را به خوبی متوجه نخواهند شد و به محض آنکه پیامتان را دریافت کنند، انبوهی از سوالات را به سمت شما ارجاع خواهند داد. این بدین معناست که آنها برای شروع کار آماده هستند و اگر در پاسخگویی به سوالات آنها تاخیر داشته باشید، آنها نیز انگیزه خود را از دست خواهند داد.
همیشه در ساعات مجاز کاری از طریق ایمیل، اسکایپ و نیز چت در دسترس باشید. شما می‌بایست در محیط مجازی به افراد تیم خود این حس را منتقل کنید که همواره در دسترس آنها هستید. از چت تنها برای توضیحات رسمی استفاده نکنید. همیشه در پیام‌هایی که ارسال می‌کنید، حال و احوال افراد تیم خود را جویا شوید. آنها اینکار شما را تحسین خواهند کرد.
استعدادهای افراد تیم را شناسایی کنید
بهترین تیم‌های دورکار، باهوش، کاملا آشنا به تکنولوژی و بسیار خلاق هستند. شما نیز می‌بایست همواره به شناخت و کشف استعدادهای آنها در طول مدت همکاری خود با آنها ادامه دهید. هر زمان که فردی از تیم، کار خودش را به بهترین نحو انجام داده و شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد، بلافاصله با ارسال یک ایمیل قدردانی از او تقدیر نمایید. زیرا آنها باید بدانند که تلاش مضاعفشان موثر واقع شده و بیهوده نبوده است. پرداخت پاداش در کنار ارسال ایمیل نیز از جمله کارهایی است که افراد تیم را به تلاش بیشتر ترغیب خواهد کرد. بهترین روش برای افزایش انگیزه‌ی تیم‌های دورکار آن است که هر زمان که آنها یک پروژه‌ی طولانی را با موفقیت به اتمام می‌رسانند، پاداش مالی به آنها پرداخت نمایید. این روش برای افزایش انگیزه‌ی کاری سایر کارکنان در بخش‌های دیگر سازمان نیز می‌تواند بکار گرفته شود.
مهمترین موضوع در رابطه با تیم‌های دورکار حفظ ارتباط با آنها و ادامه‌ی این ارتباط است. حفظ انگیزه‌ی افراد تیم‌های دورکار همیشه کار چندان ساده‌ای نیست. کار کردن از راه دور، فراز و نشیب‌های بسیاری دارد. با این حال، اگر مدیر خوبی باشید و ترفندهای انگیزشی را نیز در ارتباطات خود پیاده سازی کنید، قطعا شما و تیمتان به‌خوبی کار خواهید کرد.
