چرخه دمینگ (PDCA) چیست و چه مزایایی دارد؟

فرقی نداره در کدوم صنعت فعالیت دارین یا چه محصولات و خدماتی رو ارائه میدین؛ کسب و کار شما دائما باید در حال بهبود باشه تا با بازار رقابتی و نیازهای در حال تحول مشتریان هماهنگ بمونه.

این روند تغییر اختیاری نیست و اگر قصد دارین موفق بشین ضروری محسوب میشه. واقعیت اینه که کسب و کارهایی که بهبود و تکامل پیدا نمی کنن در نهایت منقرض میشن. اما وقتی که تغییر در سازمان شما مورد نیاز هستش چطور اون رو پیاده سازی می کنین؟

اقدام ناخواسته بدون برنامه ریزی میتونه بیشتر آسیب زا باشه تا سودآور. به جای رویکردی کورکورانه نسبت به تغییر، شاید بهتر باشه از یک فلسفه تولید ناب تحت عنوان چرخه دمینگ یا PDCA کمک بگیرین.

 

چرخه دمینگ یا PDCA چیه؟

PDCA مخفف عبارت Plan-Do-Check-Act به معنی برنامه ریزی، انجام، بررسی و اقدام هستش. این مدل یک ابزار مدیریت پروژه چهار مرحله ایه که به اجرای بهبود مستمر به کسب و کارها کمک می کنه. چرخه دمینگ شامل آزمایش سیستماتیک راه حل های ممکن، ارزیابی نتایج و اجرای راه حال هاییه که کارآمد هستن.

در این شیوه قبل از به روزرسانی رویه ها و روش های کاری در سطح شرکت، پیشرفت های آزمایشی رو در مقایس کوچک بررسی می کنیم.

نام های دیگه ای برای PDCA در نظر گرفتن که شامل PDSA (مخفف Plan-Do-Study-Act) میشه. همچنین به اون چرخه دمینگ (Deming) و چرخه شوهارت (Shewhart) هم گفته میشه. این مدل مبتنی بر روش علمی حل مساله هستش و توسط دکتر ویلیام ادواردز دمینگ که از نظر خیلی ها رهبر فکری پیشرو در کنترل کیفیت مدرن به حساب میاد، رایج شد.

وقتی که دمینگ در یک برنامه تعمیر و نگهداری اعمال میشه، میتونه بهبود مستمر رو تسریع کنه و در بهینه سازی فرآیندها و عملیات به شرکت کمک کنه. اگر هر مرحله به طور مداوم و صحیح انجام بشه، تکرارها میتونن سریع تر انجام بشن و این یعنی بهبودها هم سریع تر اتفاق می افته.

 

چهار مرحله مدل PDCA

 

 

همون طور که قبلا گفتیم، نزدیک شدن بدون برنامه به تغییرات میتونه برای کسب و کار شما فاجعه ایجاد کنه. در همین راستا، اقدام بر اساس یک برنامه بدون ارزیابی پیشرفت شما به همون اندازه میتونه خطرناک باشه.

چرخه PDCA با هدف از بین بردن این مسائل با یک فرآیند چهار مرحله ای که در اون اجرای هر مرحله ضرورت داره به شما کمک می کنه. اجرای هر مرحله از اونجایی ضروریه که شما رو برای موفقیت در مرحله بعدی آماده می کنه. اجازه بدین به این مراحل و اون چیزی که ارائه میدن، نگاه دقیق تری داشته باشیم.

 

1) برنامه ریزی کنین

برای طراحی برنامه ای که با موفقیت تغییر مورد نظر رو در سازمان شما اجرا کنه، باید سوالات زیر رو از خودتون بپرسین:

• مشکلی که با اون مواجه هستین چیه؟
• برای رفع این مشکل به چه منابعی نیاز دارین؟
• در حال حاضر چه منابعی رو میتونین در اختیار ما قرار بدین؟
• چطور میتونین این مشکل رو با منابع موجود خودتون به بهترین نحو حل کنین؟
• موفقیت از نظر شما چطور به نظر میرسه؟

بسته به بزرگی مشکل، این مرحله ممکنه سریع و آسون باشه؛ یا ممکنه هفته ها یا حتی ماه ها مورد بحث و گفتگو قرار بگیره تا در نهایت به یک برنامه عملی دست پیدا کنیم. از نظر تئوری، هر چقدر زمان بیشتری رو در این مرحله بگذرونیم، بقیه مراحل آسون تر میشن.

 

2) انجام بدین

وقتی برنامه ریزی تموم شد، وقتش رسیده که ایده های خودتون رو عملی کنین. مهم ترین چیزی که در این مرحله باید در نظر داشته باشین اینه که مهم نیست برنامه چقدر اصولی و دقیق باشه، به هر حال مسائل و مشکلاتی به وجود میان. این مشکلات رو به شکلی در نظر داشته باشین که بتونین در مسیر خودتون باقی بمونین و اونها رو به آرومی حل کنین.

معمولا این شیوه در محیط های کوچک تر و کنترل شده انجام میشه تا بتونین از اشتباهات خودتون درس بگیرین و اونها رو اصلاح کنین.

ارتباط مناسب بین اعضای تیم شما به محدود کردن تعداد مشکلات کمک می کنه؛ علتش اینه که هر کسی از مسئولیت ها و انتظارات خودش تصور واضحی داره.

 

3) بررسی کنین

مهم ترین مرحله اجرای تغییر که اغلب نادیده گرفته میشه، بررسی هستش. طرح شما در محیط کنترل شده چطور عمل کرد؟ آیا اهداف شما محقق شد یا در هنگام اجرا شکست خورد؟ الان وقتیه که باید ایرادات موجود در فرآیند رو شناسایی و اونها رو اصلاح کنین.

حتی اگر به طور کامل شکست نخورده باشین، باز هم میتونین فرصت هایی رو برای بهبود اثربخشی فرآیندتون شناسایی کنین. در هر صورت انجام دادن این مرحله ضروری هستش.

 

4) عمل کنین

بعد از برنامه ریزی، اجرا و بررسی فرآیند تغییر، حالا وقتش رسیده که بر اساس اون عمل کنین. اگر در مرحله بررسی تعیین کردین که به اهداف خودتون رسیدین، میتونین برنامه اولیه خودتون رو اعمال کنین.

این فرآیند حالا به استاندارد و بهرورش های این جنبه از سازمان شما تبدیل میشه. همچنین میتونین به اون به عنوان نقطه پرش برای اجرای تغییر بعدی سازمان نگاه کنین.

چرخه PDCA بعد از رسیدن به هدف اولیه متوقف نمیشه، چرا که یک سیستم پیوسته هستش که باید به طور مداوم اون رو بررسی کنین. خبر خوب اینه که هر چقدر بیشتر با این مدل کار کنین، پیاده سازی اون آسون تر میشه. این برنامه برای هر کدوم از اعضای تیم شما هستش و کمک می کنه تا در کسب و کار خودتون به نقاط اوج جدیدی برسین.

 

چرخه دمینگ (PDCA) و کایزن

 

 

فرآیند PDCA شبیه فلسفه تجاری ژاپنی مشهور یعنی کایزن (Kaizen) هستش. وقتی کایزن رو ترجمه کنیم به مفهوم «تغییر برای بهتر شدن» یا «بهبود مستمر» میرسیم. کایزن جاییه که همه کارکنان با افزایش کارایی در محیط کار، در بهبود بهره وری نقش دارن. مشابه چرخه دمینگ (PDCA)، کایزن بهبود مستمر رو از طریق ایجاد تغییرات کوچک و تدریجی هدف قرار میده.

از نمونه تغییراتی که ممکنه از طریق کایزن یا PDCA ایجاد بشن میشه به استفاده از سیستم های جدید، حذف ضایعات یا پیاده سازی تحویل به موقع هستش. لازم نیست همه تغییرات کوچک یا تدریجی باشن.

مفهومی که در پشت دمینگ (PDCA) و کایزن قرار داره اینه که فرهنگ یک سازمان تعییر می کنه چون کارکنان یاد می گیرن مشکلات رو حل کنن و تفکر انتقادی داشته باشن. چرخه PDCA ایده های کارکنان رو آزمایش و اونها رو بهبود میده و در صورتی که پتانسیل خوبی داشته باشن، اونها رو اجرا می کنه.

چرخه یک فرآیند تکراریه که به طور مداوم مفاهیم رو آزمایش می کنه و پیشرفت ها رو ارتقا میده.

 

 

مزایای به کارگیری مدل دمینگ (PDCA)

چرخه PDCA طوری طراحی شده که یک فرآیند تکرار شونده یا قابل تکرار باشه. میشه اون رو هر چند بار که برای رسیدگی به یک مشکل لازمه، بارها و بارها استفاده کرد. ارزش اون نمیشه به عنوان یک ابزار تنظیم استاندارد دست کم گرفت.

افراد سازمان شما میدونن که فرآیندی برای رسیدگی به مشکلات وجود داره و نقش خودشون رو در حل اون مشکلات درک می کنن. بهبود مستمری که PDCA افراد رو به اون تشویق می کنه میتونه به سازمان شما مزیت رقابتی متمایزی نسبت به شرکت های دیگه در صنعت بده. افزایش بهره وری و کارایی به دلیل استفاده از چرخه دمینگ (PDCA) باعث افزایش سودآوری کسب و کار و همین طور رضایت مشتری شما میشه.

یکی دیگه از مزایای مهم چرخه دمینگ کاهش خطر هستش. چرخه طوری طراحی شده که خطاها و اشتباهات رو در فرآیند شناسایی، اونها رو تجزیه و تحلیل و پیشرفت ها رو آزمایش کنه و در نهایت اگر لازم بود فرآیند رو تکرار کنه. اینطوری مشکلات ادامه پیدا نمی کنن و باعث ایجاد ضرر برای کسب و کارتون نمیشن.

خطر هم کاهش پیدا می کنه، چون دمینگ (PDCA) یک راه عالی برای آزمایش یک تغییر در مقیاس کوچک ب حساب میاد که قبل از اجرای تغییرات در سراسر شرکت میتونین حداکثر بهره رو از اون ببرین.

 

نکات و بهروش ها برای اجرای چرخه PDCA

پیاده سازی چرخه PDCA میتونه ابزار ارزشمندی برای بهبود مستمر در سازمان ها باشه. در این بخش میتونین با چند نکته و بهروش هایی که باید هنگام پیاده سازی چرخه دمینگ در نظر بگیرین، آشنا بشین.

 

فرآیند رو تعریف کنین

فرآیند در حال بهبود، مراحل اون و نتایج مورد نظر رو به وضوح تعریف کنین.

 

تعیین معیارها

معیارهایی رو برای سنجش موفقیت بهبود فرآیند تعریف کنین.

 

برنامه ریزی و آماده سازی

برنامه ای برای اجرای بهبود فرآیند، شامل هر گونه منابع و زمان بندی لازم رو تهیه کنین.

 

پیاده سازی و مشاهده

بهبود فرآیند رو اجرا کنین، مشاهده کنین، هر گونه تغییر رو ثبت کنین و داده ها رو برای اندازه گیری تاثیر جمع آوری کنین.

 

ارزیابی نتایج

نتایج بهبود فرآیند رو ارزیابی کنین و تنظیمات لازم رو انجام بدین.

 

بهبود مستمر

با استفاده از درس های آموخته شده از هر چرخه برای ایجاد بهبود مستمر، چرخه دمینگ رو به طور مداوم تکرار کنین.

 

افراد مناسب رو درگیر و فرهنگ بهبود مستمر رو ایجاد کنین

کارمندان و تیم های شایسته رو انتخاب کنین و اونها رو مستقیما در روند بهبود مشارکت بدین.

 

ارتباطات و آموزش

مطمئن بشین که همه ذینفعان درگیر و از چرخه دمینگ و نقش خودشون در اون آگاهی دارن. ارائه آموزش و پشتیبانی برای کمک به کارکنان در درک فرآیند و نحوه مشارکت در اون.

 

موفقیت رو جشن بگیرین

موفقیت ها رو جشن بگیرین و نتایج چرخه PDCA رو با کارکنان و ذینفعان به اشتراک بگذارین تا تلاش های بهبود مستمر رو بیش از پیش تشویق کنین.

 

مثالی از نحوه اعمال چرخه PDCA

نمونه ای از نحوه استفاده از چرخه PDCA در مدیریت موجود هستش. جابجایی یا گم شدن موجودی خیلی راحت اتفاق میفته. اگه به حجم زیادی از موجودی سر و کار داشته باشین حتی ممکنه ندونین برای هر دارایی چند قطعه یدکی در دسترس هستش. در چنین شرایطی، چرخه دمینگ میتونه به شما کمک کنه تا روش انبار کردن و سازماندهی موجودی خودتون رو بهینه کنین.

میتونین با ایجاد یک رویه و چک لیست دقیق برای نحوه مستندسازی اقلام هنگام ورود به مرکز و مکان انبارش اونها، یک آزمایش رو اجرا کنین. هر مرحله از مدل PDCA رو ارزیابی کنین و ببینین در کجا ممکنه شکاف های ارتباطی بین کارکنان مسئول در هر مرحله وجود داشته باشه. ممکنه در نحوه تنظیم مراحل در دستورالعمل ها و چک لیست شفافیت وجود نداشته باشه.

به تکرار فرآیند ادامه بدین تا همه ذینفعان از رویه جدید مستندسازی موجودی جدید راضی باشن و بعدش برنامه ای رو ایجاد کنین تا رویه جدید برای موجودی قدیمی هم قابل اجرا باشه.

یکی از فواید چرخه PDCA اینه که به جای حدس زدن، نتایج واقعی و قابل تایید رو در اختیارتون قرار میده. همچنین به شما اجازه میده تا به راحتی هر جنبه از عملیات خودتون رو تا زمانی که به نتیجه دلخواه برسین، تغییر بدین.

چرخه دمینگ (PDCA) این توانمندی رو به شما میده تا به جای صرف زمان زیاد برای تجزیه و تحلیل وضعیت و ارزیابی ریسک ناشی از هر تغییر، بر روی اجرای بهبودهای واقعی تمرکز کنین.

 

 

نمونه های واقعی از پیاده سازی چرخه دمینگ

• تویوتا
  

 

 

به گزارش FXSSI، شرکت تویوتا موتور در سال 2021 از نظر درآمد هفتمین شرکت بزرگ در جهان بود. کایزن و تویوتا مترادف هستن؛ چون اصول تویوتا و راه تویوتا ایده بهبود مستمر در سیستم تولید رو تعریف می کنه. کارکنان تویوتا برای پیدا کردن شیوه های ناکارآمد و طراحی راه هایی برای بهبود اونها مشوق هایی دریافت می کنن و استفاده از چرخه دمینگ از تصمیم گیری سریع پشتیبانی می کنه.

• نایک

 

 

به اعتقاد نایک، فلسفه تفکر ناب (Lean) و مدل کایزن مشابه هم هستن. این شرکت تفکر ناب رو پایه و اساس چگونگی پیشرفت خودش در تولید پایدار معرفی کرده. نایک برای حل مشکلات و ارائه محصولات با کیفیت در زمان مناسب به بازار از نزدیک ترین افراد به کار استفاده می کنه.

وقتی که این تولیدکننده کفش ورزشی برجسته به دلیل پرداخت دستمزدهای پایین مورد انتقاد قرار گرفت، از PDCA برای توانمندسازی کارکنان، شرکا و مشتریان خودش استفاده کرد.

مشوق هایی برای بهبود شرایط کار به کارخانه ها ارائه شد و یک سیستم امتیازدهی عملکرد تاسیسات تولید رو ارزیابی کرد. این شرکت شرایط رو برای کارگران بهبود بخشید، ضایعات رو حذف کرد و مدیران ارزش گرا رو به کار گرفت. تعهد به روش های تفکر ناب و کایزن به نایک کمک کرد تا ارزش تولیدات خودش رو از حدود 100 میلیارد دلار در سال 2015 به بیش از 200 میلیارد دلار در سال 2021 افزایش بده.

 

سوالات متداول در خصوص چرخه PDCA

 

آیا PDCA همون مدیریت کیفیت جامع (TQM) هستش؟

مدیریت کیفیت جامع (TQM) که پیش درآمد شش سیگما هستش، فلسفه PDCA رو هم شامل میشه، اما یک قدم فراتر میره.

به گزارش اسمارت شیت، به نقل از مارلون والترز، بنیانگذار و مدیر عامل گروه مشاوره هورایزن؛ با TQM شما باید منتظر بمونین تا مشتریان خودشون تایید کنن که محصول خوبه. با شش سیگما، شما حدس نمی زنین که محصول شما خوبه یا نه؛ شما این رو میدونین. اگر بازار خودتون رو به درستی شناسایی کرده باشین و محصولتون بهترین تناسب رو برای جایگاه خودش داشته باشه، میدونین که از منظر فرآیندی، بهترین محصول رو دارین.

کایزن یا PDCA، بیشتر یک فلسفه برای نحوه سازماندهی محل کار بزرگتر و نحوه مشارکت دادن همکاران هستش. این دو فلسفه خیلی به منتظر موندن برای دریافت بازخورد یا نتایج بررسی مشتریان ارتباط نداره. هم PDCA و هم TQM کل شرکت رو مسئول بهبود مستمر میدونن.

 

تفاوت بین PDCA و شش سیگما چیه؟

تفاوت بین ODCA و شش سیگما در اینه که شش سیگما یک اصل مدیریتی فراگیره که دمینگ رو به عنوان بخشی از ساختار خودش شامل میشه. PDCA نحوه اجرای شش سیگما رو توضیح میده؛ PDCA یعنی فرآیند برنامه ریزی، انجام، بررسی و عمل. شش سیگما اون رو روش DMAIC (تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل) تعریف می کنه.

به گفته والترز، PDCA مردم محوره، در حالی که شش سیگما مبتنی بر فرآیند هستش. به عنوان مثال، عبارت تعریف در شش سیگما، عنصر انسانی رو حذف می کنه و عبارت اندازه گیری روی داده ها قرار متمرکز هستش.

 

تفاوت بین PDCA و PDSA چیه؟

PDCA به معنای برنامه ریزی، انجام، بررسی و عمله، اما PDSA مخفف برنامه، انجام، مطالعه و عمل هستش. اونها هر دو مدل های حل مساله تکراری و چهار مرحله ای هستن که برای بهبود فرآیند استفاده میشن. تفاوت اصلی اینه PDCA که قبل از مدل PDSA توسعه پیدا کرده، دارای مرحله بررسی هستش.

در این مرحله تیم با بررسی نتایج مورد انتظار با نتایج واقعی، تعیین می کنه که آیا چیزی که قصد دستیابی به اون رو داشتن، واقعا رخ داده یا نه. بنابراین، دمینگ برای هر چرخه در فرآیند، یک بررسی داخلی رو انجام میده.

 

جمع بندی

چرخه PDCA، PDSA، کایزن و شش سیگما همگی راه های اثبات شده برای بهبود مستمر فرآیندها هستن. خیلی از شرکت ها از جمله نایک، تویوتا، کلینیک مایو و خیلی دیگه بعد از به کارگیری یک یا چند استراتژی تکرار شونده، رشد چشمگیری رو تجربه کردن.

این روش ها فرهنگ یک کسب و کار رو تغییر میده تا همه ذینفعان ورودی داشته باشن و بتونن به عنوان حل کننده مشکلات و متفکران انتقادی عمل کنن. نتیجه این تغییر فرهنگ، در اختیار داشتن ایده های بیشتر و بهتر برای تغییر هستش.

وقتی که یاد بگیرین برنامه کنین، انجام بدین، بررسی کنین و در نهایت عمل کنین، پیاده سازی تغییرات در سراسر سازمان شما کار خیلی سختی نیستش. اما به یاد داشته باشین که اگر قرار باشه کسب و کارتون به رشد و شکوفایی ادامه بده، پیاده سازی این چرخه ها ضروری هستش.