درخواست طرح تجاری (RFP) چیست و چطور آن را تهیه کنیم؟

هر سازمانی در یک مقطعی از زمان به خرید عمده، شروع پروژه های جدید یا بهبود زیرساخت فناوری اطلاعات خودش نیاز داره. برای انجام این خریدها و دسترسی به این خدمات، از درخواست پیشنهاد یا RFP استفاده میشه.

طبق تعریف، RFP سندی هستش که در مرحله اولیه تدارکات برای درک و دریافت پیشنهادهای فروشنده برای راه حل مورد نیاز ارسال میشه. RFPها به زمان حساس هستن و با توجه به پیشرفت ها و رشد شرکت یا پروژه تغییر می کنن. این مقاله به شما کمک می کنه معنای کامل RFP، فرآیند ایجاد اون و چرایی ضروری بودن RFP رو بهتر درک کنین.

 

درخواست طرح تجاری یا RFP چیست؟

درخواست پیشنهاد (RFP / Request For Proposal)، یک سند تجاریه که یک پروژه رو اعلام و توصیف می کنه و از پیمانکاران واجد شرایط برای تکمیل اون درخواست می کنه. اکثر سازمان ها ترجیح میدن پروژه های خودشون رو با استفاده از RFP اجرا کنن و خیلی از دولت ها همیشه از اونها استفاده می کنن.

موقع استفاده از RFP، واحدی که پیشنهادها رو درخواست می کنه مسئولیت ارزیابی امکان سنجی پیشنهادات ارسال شده، سلامت مالی شرکت های پیشنهاد دهنده و توانایی هر داوطلب برای انجان پروژه رو بر عهده داره.

RFPها برای پروژه های پیچیده ای که معمولا به تعداد پیمانکار فرعی نیاز دارن استفاده میشن. اونها سازمان ارسال کننده RFP، محدوده پروژه در حال انجام و معیارهای ارزیابی ورودی ها رو توصیف می کنن. RFPها همچنین روند مناقصه و شرایط قرارداد رو شرح میدن.

این درخواست ها شامل بیانیه ای از کار هستش که وظایفی رو که باید توسط برنده مناقصه انجام بشه و جدول زمانی پایان کار رو شرح میده. RFPها همچنین با راهنمایی های خاص در مورد نحوه قالب بندی و ارائه پیشنهادات، توصیه هایی رو در مورد نحوه آماده سازی پیشنهادات به شرکت کنندگان در مناقصه ارائه میدن.

اونها به طور کلی دستورالعمل هایی رو در مورد اطلاعاتی که پیشنهاد دهنده باید در نظر بگیره و فرمت دلخواه شامل میشن. اکثر RFPها توسط سازمان های دولتی و سایر سازمان ها در بخش عمومی ارسال میشن. اونها عموما ملزم به ایجاد رقابت در بین شرکت های خصوصی و حذف سوگیری ها در فرآیند هستن. آژانس ها میخوان مطمئن بشن که کمترین و رقابتی ترین پیشنهاد رو دریافت می کنن.

با این حال، هر سازمان خصوصی یا دولتی ممکنه برای دریافت پیشنهادات متعدد و دیدگاه های مختلف در مورد پروژه ها، یک RFP رو ارائه بده. مثلا کسب و کاری که میخواد فرآیند گزارش دهی خودش رو از یک سیستم مبتنی بر کاغذ به یک سیستم مبتنی بر کامپیوتر تغییر بده، ممکنه برای ایجاد و ادغام سیستم جدید در کسب و کار، برای سخت افزار، نرم افزار و یک برنامه آموزشی کاربر درخواست پیشنهادی رو ارائه بده.

یک فرآیند مناقصه رقابتی ممکنه نسبت به گزینه های موجود، بینش بیشتری رو در اختیار اونها قرار بده.

 

مقایسه RFP با RFQ

 

 

یک RFQ یا درخواست برای پیش فاکتور با RFP یک مقدار متفاوت هستش. شرکت ها از فروشندگان مختلف قیمت ها رو درخواست می کنن تا خدمات رو تنها بر اساس قیمت مقایسه کنن. در حالی که یک RFP شامل یک مظنه قیمت (همراه با چندین ویژگی دیگه) هستش، اما یک RFQ چیزی به جز قیمت رو توضیح نمیده. برخلاف RFQ، RFP یک درخواست برای پیش فاکتور یا مظنه قیمت هستش.

اگرچه از نظر فنی در یک RFP قیمت تخمینی ارائه میشه، جدول زمانی تکمیل، زمان بندی تحویل و فهرست خدمات ارائه شده رو هم دریافت می کنین.

اما در یک RFQ، شما فقط برای خدمات یا محصولاتی که علاقه مند به خرید اون هستین، قیمت تخمینی رو دریافت می کنین.

در بیشتر موارد، مقایسه قیمت ها برای اینه که ببینیم آیا فروشنده بالقوه برای شرکت شما مناسب هستش یا نه؛ به همین دلیله که در این شرایط، RFP مناسب تره.

 

برای اطلاعات بشتر راجع به پروپوزال تجاری پیشنهاد میکنیم حتما به صفحه “چطور یک پروپوزال تجاری عالی بنویسیم” ما مراجعه کنید.

 

مفهوم RFP در بازاریابی

در بازاریابی، RFP معمولا برای برون سپاری هر گونه فعالیت بازاریابی که میتونه به افزایش دسترسی برند شما کمک کنه، استفاده میشه. این فعالیت های شامل هر چیزیه که به بازاریابی مربوط میشه و نمیتونین در داخل سازمان انجام بدین.

مثلا اگر در یک استارتاپ کوچک کار می کنین، ممکنه یک RFP برای پیدا کردن یک شرکت ارتباطات و بازاریابی با خدمات ایجاد کنین تا بتونین برای کسب و کارتون یک برنامه بازاریابی یکپارچه داشته باشین. اگر اینطوره، در RFP خودتون به دنبال شرکتی هستین که به شما در بهبود وضعیت سئو یا جذب دنبال کنندگان رسانه های اجتماعی و غیره کمک کنه.

از طرف دیگه، اگر برای یک آژانس بازاریابی کار می کنین، باید RFPهای منطقه که با خدمات ارائه شده توسط شما مرتبط هستن رو زیر نظر بگیرین. مثلا اگر برای یک شرکت طراحی وب کار می کنین، باید به دنبال کسب و کارهایی باشین که برای خدمات طراحی وب RFP ایجاد کردن.

 

مفهوم RFP در فروش

در فروش، یک RFP معمولا وقتی ایجاد میشه که یک کسب و کار به دنبال خرید محصول یا خدمات متناسب با نیازهای خودش هستش. مثلا اگر یک شرکت سازمانی به دنبال یک نرم افزار جدید مدیریت ارتباط با مشتری باشه، ممکنه یک RFP منتشر کنه که در اون چیزی رو که به دنبالش هست و امیدواره با نرم افزار CRM جدید به دست بیاره مشخص شده.

به همین دلیل، RFPها میتونن در چرخه فروش شرکت نقش مهمی رو ایفا کنن. شرکت های سازمانی که RFP صادر می کنن معمولا به دنبال کسب و کاری هستن که بتونن پشتیبانی فناوری اطلاعات، امنیت، نصب، آموزش و سایر خدمات اضافی رو به اونها ارائه بدن.

برای بستن این حساب های بزرگ تر، خیلی مهمه که تیم فروش شما با فرآیند پاسخگویی RFP آماده شده باشه و بتونه به طور موثری در زمان اختصاص داده شده به این شرکت های بزرگ جواب بده.

 

 

توضیح کامل فرآیند RFP

قبل از اینکه پیشنهاد دهندگان بالقوه بتونن پیشنهاد خودشون رو ارائه بدن، یک RFP باید توسط شرکت درخواست کننده کار تهیه بشه. با این کار به پیمانکاران بالقوه نسبت به چیزی که شرکت شما به دنبالش هست، ایده بهتری میدین.

در این پیشنهادات، فروشندگان به طور کلی موارد زیر رو در نظر می گیرن:

• یک برنامه عملیاتی در مورد اینکه چطور اونها میخوان مشکل رو حل کنن
• جدول زمانی از چیزی که میشه انتظار داشت
• هر گونه اطلاعات زمینه ای لازم
• اونها انتظار دارن کل پروژه چقدر هزینه داشته باشه

در موارد خاص، ممکنه پیشنهاد دهندگان بگویند که اجزای خاصی از RFP باید بر اساس تجربه اونها در صنعت تنظیم بشه.

در این مرحله میتونین بازخورد اونها رو بررسی و یک RFP جدید رو برای تنظیم تغییرات ایجاد کنین. همچنین میتونین نسخه اصلی رو همون طوری که هست رها کنین و در حین بررسی سایر پیشنهادات ارسالی، اون رو در نظر داشته باشین.

 

 

تشکیل تیم

وقتی که تصمیم گرفتین یک سرویس یا پروژه رو برون سپاری کنین، باید در مورد یک تیم یا مسئول RFP تصمیم گیری کنین. اگر قراره یک تیم تشکیل بدین، باید ذینعفان کلیدی، فردی که تحقیق و پیش نویس RFP رو انجام میده، یک متخصص برای بررسی پیشنهادات و یک مدیر پروژه برای اطمینان از اجرای روان و به موقع همه چیز رو هم در نظر داشته باشین.

وقتی که تیم شما تشکیل شد، جلسات داخلی رو برای بحث در مورد اهداف تون و شناسایی مشکلاتی که باید مورد توجه قرار بگیرن برگزار کنین؛ و یک جدول زمانی با فرصت کافی برای تحقیق، تهیه پیش نویس و ارزیابی تنظیم کنین.

همچنین یک ارزیابی اولیه از شرکت هایی که RFP نهایی رو دریافت می کنن انجام بدین تا مطمئن بشین که با نیازهای شما مطابقت دارن.

 

تدوین

بعد از تکمیل تحقیقات و نهایی کردن اهداف و بودجه تقریبی خودتون، باید پیش نویس RFP رو تهیه کنین. تمام اطلاعات مربوط به پروژه رو در پیش نویس قرار بدین و به هر سوالی که فروشنده ممکنه بعد از خوندن اون بپرسه، پاسخ بدین.

وقتی که از پیش نویس رضایت داشتین، اون رو برای بعضی از پیشنهاد دهندگان یا یک متخصص ارسال کنین تا بیشتر بررسی بشه. بعد از دریافت بازخورد از پیشنهاد دهندگان یا متخصص، باید پیشنهادات رو اجرا و RFP نهایی رو صادر کنین.

 

توزیع

بعد از تهیه پیش نویس RFP، باید اون رو با پیشنهاد دهندگان یا فروشندگان بالقوه به اشتراک بگذارین. میتونین این کار رو با ایجاد یک صفحه وب یا از طریق ایمیل به اشتراک بگذارین. روش توزیع کاملا در اختیار خودتونه، اما بعد از اتمام توزیع یادتون باشه که همه پاسخ ها رو در یک پوشه یا فایل جداگانه نگهداری کنین تا برای پیدا کردن اونها دچار مشکل نشین.

 

فهرست کوتاه

بعد از دریافت پاسخ ها، میتونین گروهی از پیشنهاد دهندگان رو که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارن فهرست کنین. بعدش میتونین فروشندگان رو بر اساس روش امتیازدهی انتخابی خودتون ارزیابی کنین و تصمیم بگیرین که از بین بهترین گزینه ها، با دو یه سه گزینه مذاکره کنین.

موقع انتخاب فروشنده نهایی، فراموش نکنین که به نقاط قوت اونها نگاه کنین و تفاوت اونها با رقبا رو تشخیص بدین.

 

چیزی رو که نیاز دارین ارزیابی کنین

قبل از اینکه یک RFP رو پیش نویس کنین، باید کمی آمادگی داشته باشین که بفهمین به چه چیزی نیاز دارین و میخواین چه کارهایی رو انجام بدین. این فرآیند به شما کمک می کنه تا اهداف، محدوده پروژه و موانع رو کشف کنین.

از این زمان برای انجام تحقیقات رقبا و صنعت برای ارزیابی موقعیت خودتون استفاده کنین. آیا از استانداردها و دستورالعمل های فعلی صنعت پیروی می کنین؟

آیا محصول شما با اون چیزی که رقبا ارائه میدن برابری می کنه یا ویژگی هایی وجود داره که ارزش افزوده داشته باشن و شما فاقد اونها باشین؟

هر گونه مشخصات فنی رو فهرست کنین

گنجاندن مشخصات فنی در RFP به فروشندگان اجازه میده تا تعیین کنن که آیا میتونن اون چیزی که شما نیاز دارین رو ارائه بدن یا نه. این امر همچنین از کسب و کار شما محافظت می کنه؛ چون در صورتی که فروشنده موافقت کنه که از همون اول میتونه مشخصات مورد نیاز شما رو تامین کنه، اما بعد از انجام پروژه نتونه اون رو تحویل بده، میتونین اونها رو نسبت به مشخصات ذکر شده در RFP پاسخگو کنین.

 

RFP رو توزیع کنین

وقتی که RFP نوشته شد، زمان ارسالش فرا رسیده و میتونین اون رو در وب سایت خودتون منتشر یا حتی یک صفحه فرود خاص برای اون ایجاد کنین. از هر گروه حرفه ای مرتبط با صنعت که در اون عضو هستین استفاده و RFP رو در اونجا تبلیغ کنین. اگر ترجیح مدین با یک فروشنده محلی کار کنین، استفاده از اتاق بازرگانی محلی شما هم یک مکان عالی برای تبلیغ RFP محسوب میشه.

 

پیشنهادات خودتون رو ارزیابی کنین

وقتی که همه پیشنهادات رو دریافت کردین، مقایسه هر کدوم و تعیین اینکه کدوم فروشنده برای شرکت شما مناسب تره، تقریبا دردسری نداره.

بسته به تعداد پیشنهاداتی که دریافت می کنین یا به اونها علاقه مند هستین، باید تعداد اندکی مثل 3، 5 یا 10 مورد دلخواه رو انتخاب کنین. بهتره زمانی رو برای بررسی بیشتر فروشندگان بالقوه صرف کنین تا مشخص بشه چه کسی واقعا برای این کار مناسب هستش.

 

بهترین فروشنده رو برای کار انتخاب کنین

برخی از شرکت ها ممکنه بعد از شروع فرآیند مذاکره، یک پیشنهاد بهتر و نهایی دیگه رو از فروشندگان برتر خود درخواست کنن تا مطمئن بشن که نه تنها فرد یا شرکت مناسب رو برای کار انتخاب می کنن بلکه از نظر قیمتی هم پیشنهاد مناسبی رو دریافت می کنن.

با اینکه ممکنه این یک مرحله اضافی به نظر برسه، اما میتونه در کاهش هزینه، زمان و چالش های بعدی شما موثر باشه.

 

امضای قرارداد

اگر قبل از نهایی کردن انتخاب خودتون به دمو یا جلسه ای برای گفتگوی بیشتر نیاز دارین، در مطرح کردن این پیشنهاد تردیدی نداشته باشین. تا جایی که میتونین از طریق بررسی ها و مراجع تماس، در خصوص عملکرد اون فروشنده اطلاعات جمع آوری و درباره بودجه و بازه زمانی مذاکره کنین.

بعد از تکمیل مذاکرات، میتونین از اونها بخواین که پیشنهاد نهایی رو ارائه بدن. بعد بهترین مورد رو انتخاب کنین و با اونها قرارداد امضا کنین. همچنین ضروریه که به فروشندگانی که انتخاب نشدن اطلاع بدین.

 

چرا درخواست طرح تجاری ارائه می کنیم؟

اجازه بدین به طور خلاصه این دو سناریو رو با هم مقایسه کنیم:

سناریو شماره 1: به تنهایی وقت خودتون رو صرف پیدا کردن

سناریو شماره 2: از یک RFP استفاده کنین تا فروشندگان بالقوه به شما مراجعه کنن

اولین مسیر رو انتخاب می کنین و احتمالا برای کمک به افزایش ریفرال های احتمالی برای کار از همکاران، دوستان و گروه های شبکه خود درخواست می کنین.

یا ممکنه یک جستجوی گوگل انجام بدین تا فروشندگان برتر منطقه خودتون رو بررسی کنین. بعد از بررسی وب سایت یک نامزد احتمالی برای این شغل، پیامی عالی برای ارتباط با اونها ایجاد می کنین و متوجه میشین که اصلا میتونن به شما کمک کنن یا نه.

بعدش شما باید مشخصات پروژه خودتون رو توضیح بدین و ممکنه قبل از تصمیم گیری برای انتخاب اونها برای پروژه خودتون، از اونها بخواین که یک پیشنهاد ارائه بدن.

این یک فرآیند پیچیده نیست اما برای هر ارجاع یا فروشنده امیدوارکننده ای که با اون مواجه میشین با این فرآیند رو تکرار کنین. حالا تصور کنین که این کار چقدر طول می کشه!

حالا اگر همین پیمانکاران بالقوه از قبل جزئیات پروژه شما رو می دونستن و با بهترین برنامه عملی خودشون و پیشنهاد رسمی برای بازبینی شما برمیگشتن چطور؟

بنابراین، به جای اینکه هر بار نیازهای خودتون رو توضیح بدین، خیلی ساده یکبار اون رو ترسیم و برای تعداد زیادی شرکت بالقوه ارسال می کنین. در چنین شرایطی فقط با شرکت هایی تماس می گیرین که توانایی کمک به شما رو دارن و وقت شما تا حد قابل توجهی صرفه جویی میشه.

 

 

RFP چه مزایایی دارد؟

با اینکه ایجاد یک RFP به زمان نیاز داره، اما مطمئنا ارزش انجام این کار رو هم داره. مزایای ایجاد RFP شامل موارد زیر میشه:

 

صرفه جویی در زمان

همونطوری که در سناریوهای بالا توضیح داده شد، یک RFP باعث صرفه جویی زمان زیادی برای ارتباط با فروشندگان میشه. با ایجاد یک سند RFP و انتشار اون میتونین از فروشندگان بخواین تا به شما مراجعه کنن.

 

عدم محدودیت به شبکه شما

وقتی که خودتون این کار رو انجام میدین، به احتمال زیاد به ریفرال های (Referral) شبکه خودتون تکیه می کنین. البته که ریفرال ها عالی هستن، اما انتشار یک RFP به صورت آنلاین این امکان رو بهتون میده تا به تعداد خیلی بیشتری از فروشندگان دسترسی پیدا کنین.

 

راه حل های تایید شده

مسیر RFP همچنین یک دید اجمالی به برنامه عملی و واقعی هر فروشنده رو برای شما فراهم می کنه. اینطوری دیگه فقط بر اساس برنامه ای که به صورت تلفنی یا حضوری به شما اعلام میشه تصمیم نمی گیرین. از اونجایی که نامزدهای بالقوه باید یک پیشنهاد رسمی ارائه بدن، باید زمانی رو صرف تشریح راه حل کنن و واقعا روی مشکل موجود کار کنن.

با RFP شما یک راه آسون رو برای از فیلتر کردن فروشندگان و کاهش نسبتا سریع مجموعه گزینه ها در اختیار دارین. اما برای رسیدن به این نقطه نمیتونین اشتباهاتی که در ادامه به اونها اشاره می کنیم رو مرتکب بشین.

 

کارهایی که نباید با RFP انجام داد

اگر میخواین فروشنده مناسب رو پیدا کنین، باید RFP شما مشخص باشه.

فقط پرسیدن سوالات «بله» یا «نه» شما رو به جایی نمی رسونه.

به همین دلیله که باید سوالات خاصی ایجاد کنین که به پاسخ های متفکرانه نیاز داره. سوالات باز بپرسین که اونها رو ملزم کنه تا روند فکری خودشون در هنگام حل یک مشکل رو توضیح بدن.

سعی کنین از جملاتی مشابه موارد زیر استفاده کنین:

آیا میتونین مثالی از نحوه حل این مشکل یا مشکل مشابه برای شرکت دیگه ای رو با ما به اشتراک بگذارین؟ آیا با موانع پیش بینی نشده ای مواجه شدین؟ این بار چه کار مشابه یا متفاوتی انجام میدین؟

 

چطور یک RFP بنویسیم؟

RFPها برای کسب و کار در نظر گرفته شدن و به برنامه ریزی زیادی نیاز دارن. موقع نوشتن یک RFP معمولا خیلی راحت ممکنه تمرکزتون رو از دست بدین. ساده ترین راه برای جلوگیری از این اتفاق، اینه که یک طرح کلی از اینکه سند شما چطور به نظر میرسه و چه بخش هایی رو در اون قرار میدین، ایجاد کنین.

برای پیگیری بهتر اطلاعات، باید چندین بخش از سند خودتون رو بررسی و مجددا ارزیابی کنین. یادآوری این نکته ضروریه که کیفیت RFP ممکنه بر علاقه مندی فروشندگان بالقوه تاثیرگذار باشه.

برای اینکه مطمئن بشین تمام نکات مهم رو در RFP خودتون قرار دادین، در طول جلسات یادداشت برداری کنین، ایده ها رو به اشتراک بگذارین و به تمام سوالات مطرح شده در بحث های داخلی پاسخ بدین.

RFPها اسناد رسمی هستن و تمام اطلاعات موجود در اونها باید مختصر باشن و در عین حال توضیح بدن که دقیقا چه نیازهایی دارین و فروشنده باید چه چیزهایی رو در مورد پروژه بدونه. بنابراین، چطور این کار رو انجام میدین؟

اول باید مطمئن بشین که نیازهای خودتون رو بدون هیچ محتوای مبهم که شما رو به بیراهه می بره و نیازهای شما رو توضیح نمیده، بیان کنین. همچنین استفاده از زیر عنوان ها و نکات مهم رو در نظر داشته باشین تا خوانایی متن آسون تر بشه. قالب یک دستور نیست و بر اساس پروژه های شما میتونه تغییر کنه؛ اما در اینجا یک ساختار اساسی وجود داره که باید از اون پیروی کنین:

 

 

عنوان

شما باید یک عنوان مناسب برای RFP خودتون مشخص کنین.

 

مقدمه پروژه/نمای کلی

این خلاصه ای از توضیح مشکل شما هستش و اینکه چه کمک یا راه حلی رو از فروشندگان انتظار دارین.

 

پیشینه شرکت

در اینجا شرکت خودتون رو توضیح و تاریخچه مختصری رو ارائه میدین.

 

الزامات

تمام نیازهای خودتون، جزئیات مشکلات، اهداف پروژه و موارد دیگه رو بسته به پروژه ذکر می کنین.

 

بودجه

بسته به اینکه چطور اونها رو ارزیابی می کنین، از فروشندگان بخواین که سقف بودجه یا بودجه دقیق رو تعیین کنن.

 

بازه زمانی

این بخش بازه زمانی پروژه شما و مهلت ارسال پروپوزال رو توضیح میده.

 

موانع

هرگونه موانع احتمالی که فروشندگان با اون مواجه میشن رو توضیح بدین و برای غلبه بر اونها راه حل درخواست کنین.

 

سوالاتی که باید پاسخ داده بشن

ممکنه سوالات در سراسر سند شما واضح به نظر برسن، اما لیست کردن تمام سوالات در یک مکان باعث میشه تا فروشندگان به راحتی اونها رو ببینن و پاسخ بدن.

 

معیارهای انتخاب

شما باید به پیشنهاد دهندگان توضیح بدین که چطور اونها رو ارزیابی می کنین تا اونها برای ایجاد پیشنهادهای قانع کننده بهتر آماده بشن.

 

دستورالعمل های پیشنهادی

توضیح بدین که چطور از اونها انتظار دارین که پیشنهادات رو ارائه بدن. همچنین میتونین نمونه کار، هزینه پیش بینی شده و ضرب الاجل رو از اونها درخواست کنین.

 

اطلاعات تماس

برای اطمینان از ارتباط راحت تر، اطلاعات تماس رو برای مسئول پیشنهادات به اشتراک بگذارین.

 

سوالات متداول

1. RFP چیست؟
   درخواست پیشنهاد RFP یک سند تجاریه که یک پروژه رو اعلام و توصیف می کنه و از پیمانکاران واجد شرایط برای تکمیل اون درخواست می کنه. اکثر سازمان ها ترجیح میدن پروژه های خودشون رو با استفاده از RFP اجرا کنن و خیلی از دولت ها همیشه از اونها استفاده می کنن.
2. مفهوم درخواست طرح تجاری در بازاریابی چیست؟
   در بازاریابی، RFP معمولا برای برون سپاری هر گونه فعالیت بازاریابی که میتونه به افزایش دسترسی برند شما کمک کنه، استفاده میشه. این فعالیت های شامل هر چیزیه که به بازاریابی مربوط میشه و نمیتونین در داخل سازمان انجام بدین.
3. مفهوم RFP در فروش چیست؟
   در فروش، یک RFP معمولا وقتی ایجاد میشه که یک کسب و کار به دنبال خرید محصول یا خدمات متناسب با نیازهای خودش هستش. مثلا اگر یک شرکت سازمانی به دنبال یک نرم افزار جدید مدیریت ارتباط با مشتری باشه، ممکنه یک RFP منتشر کنه که در اون چیزی رو که به دنبالش هست و امیدواره با نرم افزار CRM جدید به دست بیاره مشخص شده.