با طراحی یک سرویس کاتالوگ جامع، درخواست خدمات رو ساده کنید

خدمات واحد IT رو مثل یک منوی رستوران! در اختیار کارکنان سازمان قرار بدید، و تجربه ای دلنشین و متمایز از درخواست خدمت در سازمان خود ایجاد کنید. با اینکار هم خدمات قابل ارائه رو معرفی کردید و هم افراد میتونند تنها با یک کلیک برای خدمت مورد نیاز درخواست ثبت کنند. برای انواع خدمات فرم­های سفارشی با فیلدهای مورد نظر خودتون ایجاد کنید تا اطلاعات لازم رو از کاربران دریافت کنید و راندمان سرویس دهی رو افزایش بدید.

سرویس کاتالوگ چه کمکی به شما می کند؟
معرفی خدمات قابل ارائه واحد IT سازمان در قالب منو
دسته بندی خدمات، برای مثال خدمات ایمیل و اینترنت یا خدمات سخت افزاری
سرعت بخشی و ساده سازی روش درخواست خدمات کارکنان سازمان
اتوماسیون گردش کار رسیدگی به درخواست‌ها
امکان الازم تایید درخواست¬ها توسط مدیران ذینفع (تاییدیه خودکار)

سرویس کاتالوگ چیه و چه کمکی به شما می کنه؟

سرویس کاتالوگ (IT Service Catalog)، فهرست خدمات قابل ارائه واحد فناوری اطلاعات به کارکنان و یا مشتریان سازمان است. داشتن سرویس کاتالوگ موجب ساده شدن فرآیند ثبت درخواست میشه و علاوه بر اون به واحد IT این اجازه رو میده تا با طراحی فرم های درخواست مخصوص برای هر نوع خدمت، اطلاعات لازم رو در زمان ثبت درخواست از کاربران دریافت کنه.

سرویس کاتالوگ تجربه ای مشابه با تجربه خرید آنلاین برای درخواست کننده ایجاد میکنه و موجب افزایش خشنودی اونها میشه.

با ایجاد فرآیندهای تاییدیه خودکار، اتوماسیون گردش کار و SLA در سرویس کاتالوگ میتونید سطح سرویس دهی رو به بالاترین حد برسونید.

برای هر نوع خدمت، فرم درخواست مخصوص طراحی کنید

  • برای هر نوع خدمت، فرم درخواست مخصوص آن را طراحی کنید.
  • فیلدهای مورد نظرتون رو ایجاد کنید و در فرم درخواست قرار بدید تا اطلاعات لازم را از کاربر دریافت کنید.
  • با ایجاد قواعد فرم، منطق فرم درخواست رو مشخص کنید، مثلا اجباری شدن یا نمایش فیلد­ها بر اساس مقادیر انتخاب شده توسط کاربر.
  • سایر اطلاعات تکمیلی مثل لیست­های مرتبط و الصاق فایل را در فرم قرار دهید.

خدمات IT رو دسته بندی کنید و مشخص کنید به چه گروه­هایی قابل ارائه است

  • فرم­های درخواست ایجاد شده رو بر اساس نوع، دسته بندی (فولدر بندی) کنید، برای مثال خدمات سخت افزاری، خدمات اینترنت، خدمات نرم افزاری یا خدمات سیستم مالی و اداری.
  • ترتیب نمایش فولدرها رو مشخص کنید، اون ها رو با رنگ متمایز کنید و در پورتال کاربران دانا قرار دهید.
  • مشخص کنید که هر یک از انواع خدمات توسط چه افراد یا گروه­هایی قابل مشاهده باشه، مثلا خدمات سیستم مالی و اداری فقط به تیم حسابداری سازمان نمایش داده شود.
  • در صورت نیاز سطح دسترسی به هر یک از فرم­ها رو برای افراد یا تیم­های کاری محدود کنید.

با اتوماسیون فرآیندها، چابک­تر باشید و بار کاری واحد IT رو کاهش دهید

  • تخصیص درخواست­های ثبت شده به کارشناسان یا تیم های واحد IT رو اتوماسیون کنید، برای مثال بر اساس مهارت، یا مسئولیت یا حجم کاری افراد یا به صورت گردشی. دانا از انواع روش­های تخصیص خودکار درخواست پشتیبانی می کند.
  • با تعریف قواعد گردش کار، فرآیند انجام هر یک از انواع درخواست­ها رو اتوماسیون کنید.
  • با تعریف قواعد تاییدیه خودکار، مشخص کنید که کدام دسته از خدمات قبل از انجام نیاز به تایید مدیر واحد یا سایر مدیران سازمان دارد، برای مثال وقتی فردی درخواست خرید پرینتر دارد، باید مدیر واحد و سپس مدیر واحد تدارکات آن را تایید کنند.
  • با ایجاد قواعد آگاه سازی، بلادرنگ از ثبت یا تغییر درخواست­ها آگاه شوید، همچنین کاربر درخواست کننده به صورت خودکار از طریق پیامک یا ایمیل و یا پیام های سیستمی در جریان روند کار قرار خواهد گرفت.

با تعریف SLA، مهلت رسیدگی به درخواست ها رو مشخص کنید

  • برای هر یک از انواع خدمات قابل ارائه SLA تعریف کنید و سرعت ارائه خدمات رو مشخص کنید.
  • مهلت پاسخ اولیه به درخواست ها، مهلت پاسخ مجدد و همچنین مهلت سرعت انجام درخواست ها رو بر اساس شرایط مورد نظر تعریف کنید، برای مثال بر اساس نوع خدمت، درخواست کننده یا سایر ویژگی­های درخواست.
  • پس از ثبت درخواست، مهلت زمانی پاسخ به آن به صورت تایمر نمایش داده می­شود و افراد تیم IT باید سعی کنند به SLA وفادار باشند.
  • گزارش گیری کنید و سرعت رسیدگی به درخواست ها رو زیر نظر بگیرید و با کلیک روی هر درخواست به تاریخچه و تحلیل زمانی آن دسترسی داشته باشید.

نظرسنجی رضایت کاربر (CSAT) از خدمات ارائه شده

  • بلافاصله پس از انجام درخواست، رضایت درخواست کننده (CSAT KPI) از خدمات ارائه شده رو اندازه گیری کنید.
  • به کاربران اجازه دهید هم از طریق ایمیل و هم از طریق پورتال کاربران، نظر خودشون رو ثبت کنند.
  • امکان بازگشایی درخواست­ها رو برای کاربران مهیا کنید.
  • با گزارش­گیری و تحلیل پاسخ کاربران، ریشه مشکلات رو شناسایی کنید و در مسیر پیشرفت ادامه دهید.

با داشبورد دانا پرو، خدمات دهی واحد IT سازمان رو از زوایای مختلف تحت کنترل داشته باشید

داشبورد دانا پرو ابزاری پرکاربرده که به مدیران فناوری اطلاعات اجازه میده مثل یک پرنده و از بالا، وضعیت رو زیر نظر داشته باشند و به آسونی و با یک نگاه در جریان KPI های مهم قرار بگیرند. به کمک این داشبورد روش رسیدگی به درخواست­ ها رو کنترل کنید و بدون دردسر و بدون نیاز به ایجاد گزارش­های پیچیده، عملکرد تیم IT رو ارزیابی کنید. برای مثال متوسط رضایت کاربران، بهترین کارشناسان، تعداد درخواست ها، پر تکرارترین درخواست­ها، تعداد نقض SLA، متوسط سرعت رسیدگی به درخواست­ها، تعداد درخواست­ها در وضعیت های مختلف و تقریبا هر چیز دیگه ای که نیاز دارید.

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
اسکرول به بالا