به طور قطع هر تیم پشتیبانی شرایط و مشکلات خاص خودش را دارد؛ راه‌اندازی یک محصول یا سرویس سنگین، بلیط های انباشته شده و یا تغییرات چشمگیر در استراتژی تیم یا شرکت. فرهنگ تیم شما می تواند تعیین کند که چگونه شما و کارشناسان تان این طوفان ها را مدیریت می کنید.
در مواقع استرس زا، ممکن است اینطور به نظر برسد که پرداختن به پرورش فرهنگ تیمی اتلاف وقت است و برای انجام این کار زمان کافی را در اختیار ندارید. اما در واقع دقیقاً در مواقع استرس زا و عدم اطمینان، پرداختن به فرهنگ تیم اهمیت چند برابر پیدا می کند.
با هم به چند استراتژی که تیم پشتیبانی در مواقع بحرانی می تواند برای حفظ و پرورش فرهنگی تیم از آن استفاده کند می پردازیم.
استراتژی های لازم برای پرورش فرهنگ تیم
1. از خود بپرسید “امروز چطور ظاهر شدم؟”
تنها کسی که می‌تواند روی این قضیه که شما چطور در محل کارتان حاضر می‌شوید کنترل داشته باشد، خود شما هستید. نگرش شما، خود شما و افراد اطراف شما را تحت تأثیر قرار می دهد. بنابراین لازم است همیشه حساب شده عمل کنید.
مهم است بدانید که ناراحت شدن بد نیست و برای همه اتفاق می افتد. اگر شرایطی به وجود آمده که دلسرد شده اید، با شخصی که به او اعتماد دارید، صحبت کنید. اگر راهکارها و راهنمایی های او الهام بخش بود، آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید. به خاطر داشته باشید که شما به عنوان یک مدیر خدمات مشتریان حق ندارید یک ذهنیت مسموم را به اطرافیانتان انتقال دهید.
اگر در مورد مسائل یک نگرش منفی داشته باشید، به احتمال زیاد در عوض چیزی جز انرژی منفی دریافت نمی کنید. همیشه سعی کنید نیمه پر لیوان را ببینید.
2. به اندازه کافی استراحت کنید
گاهی اوقات مدت ها به نقطه ای خیره می شویم و هیچ فکر خلاقانه یا پاسخ هوشمندانه ای به ذهنمان خطور نمی کند. این اتفاق نشانه این است که زمان استراحت فرا رسیده است.
این گونه مواقع باید از کارتان کمی فاصله بگیرید و به اصطلاح برای مدتی آفلاین شوید.
ممکن است احساس کنید که برای این کار اصلاً وقت ندارید اما این تفکر در واقع زاییده ذهن خودتان است. یک استراحت کوتاه مدت می تواند الهام بخش راه‌حل‌هایی باشد که به دلیل آشفتگی ذهن تان قبلا نتوانسته اید به آنها فکر کنید. اطرافیان خود را تشویق و حمایت کنید تا همین کار را انجام دهند. مطمئن باشید کارهایی که برای انجام دادن باقی مانده اند، جایی نمی روند و منتظر شما می مانند.
3. زمانی را برای تفریح اختصاص دهید
درست است که گاهی اوقات کار کمی سخت می شود اما در همین مواقع هم می‌توانید زمانی برای تفریح پیدا کنید. گاهی اوقات ممکن است شما و تیم تان به دلیل حجم بالای کار مجبور شوید زمان ناهار روزانه را هم به کار کردن ادامه دهید. در عوض می توانید برای تغییر منظره به اتاق کنفرانس بروید، سفارش پیتزا بدهید و در حین انجام کار، فیلمی را که قبلاً صد بار دیده اید را در بک گراند فعالیتتان اجرا کنید. می توانید با هم توافق کنید که روز بعد را کمی دیرتر سر کار بیایید، امروز را بیشتر کار کنید و فعالیت خود را با یک بازی یا سرگرمی خاتمه دهید. پس از پایان یک هفته کاری سخت برای تیمتان یک هدیه کوچک در نظر بگیرید تا خستگی کار از تنشان بیرون برود و قادر به ارائه خدمات پشتیبانی مناسب به مشتریان باشند.
وقت گذاشتن برای تفریح می تواند شما و تیم شما را از متنفر شدن از همه چیز نجات دهد. همچنین می تواند پاسخ شما را به سؤال “روز خود را چگونه گذرانده اید؟” تغییر دهد.
- کاربری آسان
- پشتیبانی قدرتمند
4. به خودتان توجه کنید
مراقبت از خود، مانند استراحت و سرگرمی، ممکن است دقیقاً آن چیزی باشد که در مواقع بحرانی و استرس زا به اندازه کافی به آن نمی پردازیم. اما باید بدانید که برعکس در چنین مواقعی اهمیت توجه به خودتان بیشتر و بیشتر می‌شود. مراقبت از خود لازم نیست به معنی آب درمانی یا یک تعطیلات پرهزینه باشد. می تواند به سادگی این مثال ها باشد: چند دقیقه وقت گذراندن در شبکه های اجتماعی، تماشای چند قسمت از سریال مورد علاقه تان، خواب زود هنگام، بافندگی، پیاده روی یا صرف شام با افرادی که دوستشان دارید.
غفلت از مراقبت از خود، باعث فرسودگی کاری می شود. اگر مواظب خودتان نباشید، چگونه انتظار دارید بتوانید از اطرافیان خود حمایت کنید؟
5. فرایندهای قدیمی را خراب کرده و دوباره بسازید
فرایند هایی که طراحی کرده اید باید کار و زندگی شما را ساده تر و آسان تر کند. باید چرخه ها و فرایندهای غیرضروری را کنار بگذارید. فرهنگ تیم شما هر روز تغییر می کند و تکامل پیدا می کند. به یاد داشته باشید که آنچه که یک سال پیش برای شما کار کرده است ممکن است اکنون منطقی نباشد. حتی اگر فرایندی که قبلا طراحی کرده اید به نظرتان فوق‌العاده می رسد، هنگامی که این فرآیند برای تیم شما کارایی ندارد، باید آن را رها کنید. درعوض باید این فرایند را برای کمک به تیم خود در شرایط جدید، دوباره تنظیم کنید.
زمان بحران می تواند بهترین زمان برای بازنگری و ساده سازی فرایندها باشد. صرف کمی وقت برای کارآمدتر کردن یک گردش کار در حال حاضر می تواند فردای کسب و کار شما را تضمین کند.
6. در مشکلات غرق نشوید
هنگام پرداختن به مشکلاتی که مربوط به زمان حال می شوند، اهداف و رشد بلند مدت خود و تیمتان را فراموش نکنید. مطمئناً، لحظاتی وجود دارند که در آنها به جای فکر کردن به آینده ترجیح می دهیم به مسائل پیش رویمان بپردازیم، اما اطمینان حاصل کنید که توجه بیش از حد به مشکلات پیش رو، شما را از اهداف بلند مدت غافل نکند.
پرداختن بیش از حد به مشکلات پیش رو ممکن است باعث شود تیم شما از رشد و پیشرفت شغلی غافل بماند. از پرداختن و گسترش مهارت هایی که با رشد شغلی شما در ارتباط است به هیچ وجه دست نکشید. حتی مواقعی که وظایف زیادی پیش رو دارید و سرتان شلوغ است، هنوز راه هایی برای توجه به تصویر بزرگ تر وجود دارد.
7. برای پرورش فرهنگ تیم مکالمات صادقانه داشته باشید
طبیعتاً به عنوان یک گروه کاری شما همیشه با موفقیت روبرو نمی شوید. مواقعی هم وجود دارند که لازم است با تیم خود به عنوان یک گروه به صورت جدی صحبت کنید. از خود و تیمتان سؤالات واضح و روشن بپرسید: سوالاتی مانند اینکه “چگونه ما به این وضعیت رسیدیم؟”، “با توجه به آنچه اکنون می دانیم، آیا شیوه مدیریت بحران صحیح بوده است؟”، “چه کارهایی را می توانستیم بهتر انجام دهیم؟” و “چگونه می توانیم از تکرار اتفاقات منفی مشابه جلوگیری کنیم؟”
گاهی اوقات ممکن است مکالمات ما با تیم‌مان کمی سنگین باشند. مهم این است که شما در این مکالمات صادق باشید. حقایق را واضح بیان کنید و برای شنیدن نظرات دیگران وقت بگذارید. از تجربیات تان برای مدیریت بهتر در بحران های آینده استفاده کنید. بعضی اوقات سخت ترین مکالمات بیشترین اعتماد را ایجاد می کنند.
همیشه به خاطر داشته باشید: فرهنگ تیم شما (team culture) از خود شما شروع می شود و به تیم انتقال پیدا می کند. پس در رفتارتان با تیم، به خصوص در موارد بحرانی هوشیار باشید.
