گردش کار ( Workflow ) چیست؟

گردش کاری یا جریان کاری (Workflow)، روشی است که فرایندهای کسب و کار ها را اتوماسیون و خودکار می کند. هدف از طراحی و ایجاد جریان کاری در سازمان ها، مشارکت کارکنان در انجام وظایف است.

گردش کار چیست؟

گردش کار تعریف، اجرا و اتوماسیون فرایندهای تجاری است که طبق آن مجموعه ای از وظایف، اطلاعات یا اسناد طبق قوانین خاصی از یک نفر به نفر دیگر برای انجام اقدامات خاصی منتقل می شوند.

سازمانها از گردش کاری برای هماهنگی کارهای بین افراد و همگام سازی داده ها بین سیستم ها، با هدف نهایی بهبود بهره وری سازمانی، پاسخگویی و سود آوری استفاده می کنند.

طراحی جریان کار دیجیتال کاربردی چهار مزیت کلیدی برای یک شرکت فراهم می کند:

• بهبود بهره وری
• شفافیت فرآیند
• زمان واکنش سریع تر
• بهبود پاسخگویی

کاربرد گردش کار و مدیریت فرآیند های کسب و کار

گردش کار جریان کارها و فعالیتهای کارکنان را با کاهش مدت زمان انجام کار تا مرحله کامل شدن خودکار کرده و همچنین خطاهای بالقوه ناشی از تعاملات انسانی را کاهش می دهد. اتوماسیون گردش کار با اطمینان از اینكه هر مرحله از فرآیند به صراحت تعریف شده، به مرور زمان پایش شده و برای حداكثر بهره وری در نظر گرفته شده است که فرایندها را كارآمدتر، سازگارتر، چابك تر و قابل مشاهده تر می كند. با توجه به آخرین داده های بهینه به دست آمده از جریان کاری، مدیران و کارمندان می توانند سریعتر اقدام کنند و تصمیمات دقیق تری بگیرند. گردش کار دیجیتال، کاربران کسب و کار و IT را قادر می سازد تا با هم برای اصلاح سریع سیستم ها و فرایندها جهت ایجاد تغییرات در کسب و کار همکاری کنند.

معرفی انواع مختلف گردش کار

سه نوع گردش کار متفاوت وجود دارد:

1- گردش کار متوالی :

به طور معمول مبتنی بر نمودار جریان است، از یک مرحله به مرحله دیگر پیشرفت می کند و عقب نمی رود.

2- گردش کار ماشین حالت:

از “حالت” به “حالت” پیشرفت می کند، این جریان کاری پیچیده تر است و در صورت لزوم به مرحله قبلی باز می گردد.

3- گردش کار قانون محور:

بر اساس یک گردش کار پی در پی پیاده سازی می شود. قوانینی که پیشرفت روند گردش کار دیجیتال را نشان می دهند.

بهروش های نرم افزار گردش کار

برای موفقیت، سازمانها موظف هستند محیط IT خود را متناسب با تغییرات مختلف و تقاضای مشتریان تنظیم و شخصی سازی کنند. این تقاضا ها اغلب ناشی از نیاز به بهبود همکاری، ارتباط و هماهنگی است. پرداختن به این موضوعات همیشه مستلزم تحلیل و تغییر فرآیند است.

بنابراین، بخش های فناوری اطلاعات برای ارائه نرم افزار هایی كه کاربران تجاری را قادر سازد تا كنترل منطق كسب و كار خود را حفظ كنند، به چالش كشیده می شود. پاسخگویی به ترکیب این چالش ها از نظر مقرون به صرفگی در نهایت نیاز به عملکردBPM (Business Process Management) یا همان مدیریت فرآیند کسب و کار دارد.

نرم افزار اتوماسیون گردش کار ، سازمان های با فناوری استراتژیک را قادر به ایجاد و اجرای وظایف و فرآیندهای تجاری بین شرکتی می کند. گردش کار می تواند عملکرد های بین شرکتی را به طور مداوم گسترش دهد و پایش نماید و این عملکرد ها را در یک محیط ترکیبی از افراد، محتوا و سیستم ها بهینه کند شما میتوانید از قابلیت اتوماسیون کارها با فرآیند گردش کار نرم افزار CRM دانا برای تعریف روند های خودکار استفاده کنید.
در طول سال ها، فناوری گردش کار دیجیتال از طریق اتوماسیون گردش کار به وجود آمده است، که بر روی اتوماسیون فرآیندهای انسان محور از طریق ادغام نرم افزارهای سازمانی که بر مبادله اطلاعات بین سیستم های ناهمگن متمرکز شده است، تکامل یافته است. در کنار این ادغام نرم افزاری، داده ها از طریق مدل سازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کاری ارائه می شود، که بر دستیابی به درک دقیق از فرآیندهای تجاری و تأثیر احتمالی تغییرات در آن فرآیند ها متمرکز شده است. همچنین از طریق نظارت بر فعالیت تجاری، که بر آنالیز کارایی و اثربخشی فرایندها و فعالیتهای تجاری متمرکز شده است و BPM که از چرخه بهبود فرآیند کامل پشتیبانی می کند، از تعریف گرفته تا اجرا، نظارت و تجزیه و تحلیل و همچنین بهینه سازی مداوم، چیزهای زیادی یاد گرفته می شود.

نمونه های گردش کار دیجیتال

مثالهای زیر گردش کار دیجیتال را در صنایع مختلف نشان می دهند:

BPMS یا نرم افزار بهبود فرآیند های کسب و کار چیست؟

یک ابزار نرم افزاری مورد استفاده برای بهبود فرآیندهای کسب و کار یک سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار است.

BPM به خودی خود، یک قانون است که توسط سازمانها برای شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای تجاری شان مورد استفاده قرار می گیرد. امکانات نرم افزار BPM به شرح زیر است:

امکانات نرم افزار BMP

1- تعریف فرآیند های کاری

قبل از اینکه هرگونه اتوماسیون گردش کاری بتواند ایجاد شود، فرآیندها نیاز به مستند سازی دارند که مستلزم برنامه ریزی و همکاری و همچنین ابزارهایی برای نشان دادن چگونه به نظر رسیدن فرآیندها است. مدل های فرآیند کسب و کار در BPMS می توانند به روش های مختلفی ایجاد شوند و سپس توسط ذینفعان برای حصول اطمینان از توصیف دقیق فرآیندها مورد بازبینی قرار گیرند. مدلهای فرآیند می توانند به روشهای مختلفی منتشر شوند یا به قالبهای مختلفی مانند BPMN خروجی گرفته شوند. برخی از مدل سازان فرآیند همچنین شامل مودهایی برای آزمایش سناریوهای مختلف فرآیندها هستند.

2- اتوماسیون فرآیند ها

جنبه اصلی اتوماسیون فرایندها، حذف بیشتر کارهای تکراری مرتبط با فعالیتهای روزمره کارکنان و تبدیل آن به سیستمی که با قوانین کسب و کار برنامه ریزی شده و با تعاملات محدود انسانی خودکار شده است، می باشد که نرم افزار های CRM میتوانند به بهترین نحو فرآیند های کاری شما را اتوماسیون کنند. اتوماسیون این فرایندها شامل جمع آوری کارها یا اقدامات و مکانیسم های ورودی (به عنوان مثال اشکال یا ورودی های سیستم) برای تقلید از رفتار یک فرایند کسب و کار است.

3- تجزیه و تحلیل عماکرد جریان های کاری

ابزارهای BPMS سطوح مختلف گزارش دهی را ارائه داده یا با ابزار گزارشگیری ادغام می شوند تا بتوانند تجزیه و تحلیل در مورد عملکرد فرآیند را ارائه دهند. گزارش ها با KPI ها (شاخص های کلیدی عملکرد) گره خورده اند و داده هایی را در مورد عملکرد اقدامات فردی، فرآیندها، اعضای فرآیند و غیره ارائه می دهند. تجزیه و تحلیل ها می توانند گلوگاه های فرآیند را شناسایی کرده و فرصت هایی را برای بهبود مداوم فرآیند ارائه دهند. علاوه بر این، فرایند رسیدگی می تواند بر اساس تاریخچه فعالیت ها اجرا شود.

تفاوت های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و گردش کار (Workflow)

نرم افزار گردش کار تفاوت هایی با نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار دارد که به شرح زیر است:

1- گردش کار

• کارها را از ابتدا تا انتها ترتیب بندی می کند.
• شامل بسیاری از وظایف متعلق به افراد مختلف است.
• می تواند شامل وظایف انسانی یا سیستمی باشد.
• هدف پردازش یک مورد واحد به طور کامل در کمترین زمان است.
• روی سازماندهی و بهینه سازی کارها متمرکز است.

2- BPM

• گردشهای کاری چندگانه را مدیریت می کند.
• همچنین شامل گزارش ها، جمع آوری داده ها، فرم ها، اعلان ها و دیتا ست ها است.
• دیدگاه سطح بالاتری از آنچه اتفاق می افتد را ارائه می دهد.
• هدف مدیریت موثر تمام فرایندها با هم است.
• به طور کلی بر بهبود کلی فرآیند تمرکز می کند.

تفاوت های نرم افزار BPM و نرم افزار مدیریت گردش کار

نرم افزار مدیریت گردش کار بر ارائه گزینه هایی برای سازماندهی گردش کار شما متمرکز است. این می تواند شامل توانایی ایجاد و طراحی جریان کار به صورت مراحل شرطی، پیوند با سایر نرم افزارها یا ایجاد مسیرهای موازی برای دنبال کردن یک مورد باشد.

نرم افزار BPM تصویر بسیار گسترده تری از کلیه فرایندهای موجود در سازمان شما ارائه می دهد. نرم افزار BPM شامل ویژگی های گردش کار مقاوم است، اما همچنین به شما کمک می کند تا مجموعه داده های رایج را سازماندهی کرده، گزارشات پیشرفته ای را در اختیار شما قرار می دهد و به شما این امکان را می دهد که صحت همه مراحل فرایند را از طریق یک داشبورد مشترک کنترل کنید.

مزایای ادغام نرم افزار BPM با CRM

نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) این روزها تقریباً متداول هستند. آنها می توانند ابزارهای مفیدی برای مدیریت سوابق، پیگیری فروش و جمع آوری داده های مشتری باشند. این نرم افزارها همچنین برای مشاغلی که هدفشان حفظ روابط با مشتریان است، دارای اهمیت هستند.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) فرصتی برای به حداکثر رساندن ارزش یک سیستم CRM و ایجاد بهره وری است. BPM در ساده سازی فرآیندها و طراحی جریان کار، یافتن فرصت هایی برای اتوماسیون و کاهش تلاش های هدر رفته برتری دارد و ثبات را از طریق تجربه مشتری توسعه می دهد و هنگامی که در کنار هم قرار گرفتند، BPM می تواند نرم افزار سی آر ام را تقویت کرده و به مشاغل کمک کند تا روابط خود را با مشتریان بهبود بخشند.

اتوماسیون کارها با قواعد گردش کار در نرم افزار CRM دانا

به کمک قواعد گردش کار در دانا ایکسارم، امور روزمره و تکراری رسیدگی به امور مشتریان را به صورت خودکار درآورید و زمان کارشناسان پشتیبانی را آزاد کنید. شما می توانید به تعداد مورد نیاز سازمان خود قاعده تعریف کنید و فرآیند های پشتیبانی را مکانیزه کنید با امکانات نرم افزار CRM دانا بیشتر آشنا شوید.

سوالات متداول گردش کار

1. گردش کار (Workflow) چیست؟
   گردش کار تعریف، اجرا و اتوماسیون فرایندهای تجاری است که طبق آن مجموعه ای از وظایف، اطلاعات یا اسناد طبق قوانین خاصی از یک نفر به نفر دیگر برای انجام اقدامات خاصی منتقل می شوند.
2. انواع مختلف گردش کار چیست؟
   گردش کار متوالی – گردش کار ماشین حالت – گردش کار قانون محور